Referater

Her kan du læse referat af bestyrelsesmøder m v
Nyeste referat først

Referat fra bestyrelsesmøde mandag d. 3 juni 2019 kl. 18.00

1 Godkendelse af referat og dagsorden.

Referatet godkendt med den bemærkning, at der var problemer for Frandsen Frugt med at levere alle de grøntsager vi efterspørger. Vi vil derfor fortsat købe de fleste grøntsager hos Dagrofa, dog med supplement fra Frandsen Frugt, idet de kan levere hurtigt,specielt mandag, hvor vi kan bestille søndag eftermiddag. Dagsorden godkendt.

2 Nyt fra bogholderi og butik

Casper var i gang i oprydning i gamle bilag. Den ugentlige omsætning ligger lidt under 100.000 kr. om ugen. Vi mangler ca 100.000 kr i samlet omsætning i forhold til sidste år. Varelager er reduceret med ca. 50.000 kr.

3 Nye ungarbejdere

Der er ansat 3 nye ungarbejdere.

4 Varesortiment.
Arbejdsgruppen for øget salg oplyste, at de havde planlagt at omdele en flyer til samtlige husstande, med opfordring til at handle mere i butikken.

I den anledning blev det drøftet, om vi havde det rette varesortiment, og om der var nok på hylderne. Det var bestyrelsens vurdering, at der alt for ofte var for mange tomme hylder.

Bestyrelsen bad derfor Casper være mere aktiv med bestillinger, så vi fremover altid vil have en indbydende butik med det nødvendige varesortiment. Det drejede sig primært om bestilling af grøntsager og bagerbrød, men også kød, pålæg og ost.

Bestyrelsen er villig til at acceptere et større svind. Det skal være en god oplevelse at komme i butikken, hvor der ikke mangler varer, uanset hvornår på dagen man kommer.

5 De frivilliges situation.

Der indkaldes til møde med de frivillige hjælpere umiddelbart efter pinse.

6 Halvårsoptælling.

Optællingen foretages lørdag den 29. juni 2019.

7 Frivilligfest

Festen afholdes lørdag den 28. september 2019.

8 Evt.

Preben tilbød at give et nap i grøntsagsafdelingen. Casper og Preben aftaler nærmere.

Mødet sluttede kl. 19.30. Referat: Knud

Referat fra bestyrelsesmøde mandag d. 6 maj 2019 kl. 18.00
1.Godkendelse af referat og dagsorden
Godkendt.
2.Nyt fra butik og bogholderi
Casper:
FB reklamer intensiveres. (Aftale på ca. 5 kr. pr. dag)
Omdelingen af reklamer reduceres til kun nå der er særlige tilbud eller
arrangementer (eks. Vinsmagning).
Vi prøver at få leveret grønt fra Frandsen Frugt i Horsens som supplement
til leverancerne fra Supergros.
Vi søger ungarbejdere. Der er allerede kommet 2 ansøgere.
Omsætningen synes at være på rette vej.
Jan:
Bogholderiet kører godt.
Casper har overtaget flere opgaver.
3.Evt.
Der er kommet ny A4 farveprinter og en A3 printer.
Den store kopimaskine fjernes/sælges.
Der er fortsat mangel på frivillige. Casper udsender en mail, med opfordring
til at tage vagter.
Der kan måske også være behov for at bruge flere ungarbejdere.
Mødet sluttede kl. 18.50.
Referat: Knud

Referat af årsmøde i  Hundslund Købmandsgård onsdag d. 10 april 2019 kl 19.

Dagsorden ifølge vedtægterne.

Velkomst ved Jan Andersen
Velkommen til de fremmødte andelshavere og en særlig velkomst til vores nye købmand Casper V. Rasmussen

  1. Valg af dirigent
    Bjarne Pedersen blev valgt og konstaterede, at årsmødet var indkaldt med lovligt varsel.
    Dirigenten gjorde opmærksom på, at punkt 2 bør have ordlyden: “Bestyrelsens beretning” for at være i overensstemmelse med vedtægterne. Dette taget til efterretning.
  2. Foreningens årsberetning – Jan Andersen
    Vi har jo som bekendt ændret virksomhedens organisationsform fra tidligere selvejende institution til forening, og i årets løb har vi skiftet til nyt bogholderisystem.
    Vi deltog i TV2Østjyllands konkurrence om det mest fantastiske fællesskab, og selv om vi ikke vandt, fik vi endnu en gang slået fast, at vi ER et fantastisk fællesskab, skabt og vedligeholdt af de frivillige medarbejdere, hvis store indsats ikke kan påskønnes nok.
    Vi har indrettet et velfungerende og opgraderet frugt- og grøntrum, som holder varerne friske i rette temperatur, ligesom varerne præsenteres på indbydende vis.
    Vi får nu brød fra Bagergården i Saxild og økologiske æg fra Æggegården i Glud.
    Vi har nedsat en lille arbejdsgruppe for øget opmærksomhed og salg, som udsender løbesedler med aktuelle tilbud.
    Desværre har vi en vigende omsætning – et fald på 24 % i forhold til nov. 2017 (da vi tegnede nye anparter), og et fald på 4 % i forhold til samme tid sidste år. Købmand Casper er i gang med at gennemgå varesortimentet og kontrollere korrekt prissætning.

Det ville gøre en stor positiv forskel, hvis vi kunne øge omsætningen med 1.000 kr pr uge.
Jan afsluttede beretningen med at efterspørge forsamlingens forslag til indsatser, der kan øge salget.

    • Nedsæt varer 3 dage før udløbsdato i stedet for 1 dag før => købmanden er i gang med dette
    • Ny indretning af bagerområdet => er på vej
    • Måske lidt mere variation i kageudvalget
    • Vi er ved at oparbejde et udvalg af frugt og grønt, der kan matche en almindelig husholdning – støt op om butikken og læg de daglige indkøb her
    • Vi skal fortælle den gode historie til de borgere, der endnu ikke er kunder
    • Bestyrelsen ønsker en tydelig kommunikation mellem kunder, medarbejdere og bestyrelse – hvis vi køber alt det, vi kan i forretningen, kan vi holde et godt sortiment og mindske svindet. Gør endelig opmærksom på, hvis du savner bestemte varer i forretningen
  • Køb dine varer i butikken og brug 20 kr ekstra pr besøg – så kan vi drive en rentabel butik
    Beretningen blev vedtaget
  1. Fremlæggelse og vedtagelse af regnskabet – Karina Condrup
    Regnskabet blev vedtaget

Fremlæggelse og vedtagelse af budgettet for 2019 – Jan Andersen

Budgettet blev vedtaget

  1. Indkomne forslag – afleveres senest 27 marts til bestyrelsen.

Intet indkommet

  1. Valg til bestyrelsen og en suppleant

På valg er bestyrelsesmedlemmer Preben Østergaard, Michael Høj og Jan Andersen.

Genvalg

På valg er suppleant Marianne Ketscher

Genvalg

  1. Valg af 2 interne revisorer og revisorsuppleant

På valg er interne revisorer Carsten Hagen og Per Ringgaard og suppleant Kaj Wohlert.

Genvalg

  1. Evt
    • Der anmodes om at bagdøren holdes låst, når der ikke er vareindlevering.
    • Har købmanden fået udleveret uniform ? Ja.
    • Er der opfølgning på løfter om forudindbetaling ? Ikke systematisk opfølgning, idet dette ikke er juridisk lovligt
    • Man kan opfordre kunder til at oprette forudbetaling
  • Vagtskemaet kører ikke optimalt – en teknisk udfordring – kan man ikke komme på Dropbox, kan man sende en sms til Casper – Casper taler med Lis Sørensen om dette.

Jan lukkede mødet med en tak for fremmødet og en opfordring til at tale med naboen om at lægge indkøb i butikken, samt til at vi alle hjælpes ad med at øge omsætningen.

Ref. Lis Stærk
11.04.2019

Hundslund Købmandsgård – meget mere end bare en butik

Referat fra bestyrelsesmødet i butikken mandag den 1. april 2019 kl. 18.00

Pkt. 1. Godkendelse af referat fra sidste møde og dagsorden

     Godkendt.

 Pkt. 2.  Nyt fra bogholder og butik.

     Omsætningen er faldende i forhold til sidste år.

     Casper er i gang med at gennemgå bassis varerne for at sikre at vi har den       rette  pris på disse.

Pkt. 3.    Vareudbudet i frugt- og grøntafdelingen.

     Man drøftede sortimentet under hensyntagen til ikke at få for stort svind.

     Der var enighed om, at vi skulle være opmærksom på, at der skulle være et         udvalg, så dette kunne dække en husholdnings normale behov.

    Der blev foreslået, at det skulle sættes et skilt ved udsolgte varer, med               oplysning om hvornår vi havde disse igen.

Pkt. 4.     Forberedelse af årsmøde.

 Lokale: Den lille sal i hallen.

 Dirigent: Vi spørger Bjarne  Pedersen.

 Valg / stemmetæller / Stemmesedler: Jan spørger nogle medlemmer.

 Forplejning: Øl og vand.

 Afkrydsning ved dør: Inger, Helga og Preben.

Kørsel: Gunda har tilbudt. Aftaler selv.

Pkt. 5.    Evt.

     Intet.

Referat: Knud

Dagsorden og referat fra BESTYRELSESMØDET den 12.03.2019

Pkt. 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 04.02.2019.

Referatet godkendt.

Pkt. 2. Nyt fra butik og bogholderi.

Der er indkøbt en ”ny” kølereol til bagerafdelingen.

Forslag til regnskab blev godkendt med enkelte rettelser.

Der skal gøres en aktiv indsat for minimering af svind.

Pkt. 3. Oprydning.

Der er foretaget en gennemgribende oprydning i såvel butik som i baglokalerne

Butikken står nu pæn og indbydende.

Pkt. 4. Eventuelt.

Det blev besluttet:

At fjerne det det trekantskilt (reklameskilt), der står ud for det store vindue, og at skære toppen af det andet skilt.

At arbejdsgruppen vedrørende indsats for øget salg, skal fortsætte sit arbejde som hidtil.

At der afholdes et lille arrangement den fredag den 22.03, hvor butikken siger velkommen til vores nye købmand.

Referat fra bestyrelsesmøde mandag d. 4. feb. 2019 kl. 18.00

  1. Godkendelse af referat og dagsorden.

Der er sket en fejl vedrørende oplysning vedrørende sidste optælling, hvor

lagerets værdi var opgivet som kr. 730.000 incl. moms.

Det rigtige beløb er kr. 350.000.

 

  1. Michaels opsigelse

Jan gav orientering.

Inger orienterede om vagtplan for februar.

Der afholdes møde med de frivillige hjælpere snarest mulig.

 

  1.  Nyt fra butik og bogholderi

Der var glæde over det fine resultat af ombygningen.

Inger køber nye pris forkanter til de nye reoler.

Inger orienterede om arbejdet med reduktion af svind.

Årsregnskabet er under udarbejdelse.

 

  1. Dato for årsmøde

                      Onsdag den 10. april 2019.

 

  1. Evt.

                      Intet at referere.

Mødet sluttede kl. 19.30.

Referat: Knud

Referat af bestyrelsesmøde 07.01.2019

Dagsorden:

  1.     Godkendelse af referat og dagsorden

Godkendt

2.    Nyt fra butik og bogholderi.

MT orienterede om hvorledes man undgår at sælge for gamle kager. – Ellers intet.

3. Foreløbigt statusresultat.

Ved sidste optælling, viste lageret en værdi på kr. 730.000 inkl. moms, og kr. 12.500 i værdi for emballage.

4. MT feriedækning.

Der er kun få dage, der ikke er dækket. 

5. Ombygning uge 4.

MT rydder grøntsagsrummet søndag den 20. januar eftermiddag.

Per gav orientering om arbejdets gennemførelse.

I følge Per`s plan, vil arbejdet strække sig over uge 4 og 5.  

6.   Bake off – MT

   MT oplyste, at salget går ned, med den nye bager. –

   Som tidligere aftalt, skal det undersøges, hvorledes bake off fungere i andre butikker, inden der træffes beslutning om           

   hvorledes vi vil gøre fremadrettet.

7. Danske spil – MT.

           MT oplyste at der nok skulle stilles en bankgaranti på Kr. 90.000 for at komme i gang.

          Det aftaltes, at MT undersøger nærmere.

8.  Evt.

Michael Høj undersøger om vi skal foretage ekstra sikring af vort tobakslager, for at være korrekt forsikret.

MT oplyste, at den endelige afregning mellem MT`s  tidligere butik og vores, kommer på plads i denne uge.

Der bliver opslag i butikken, om at vi mangler flere frivillige hjælpere. 

Mødet sluttede kl. 19.00.

 Referat: Knud

Referat fra frivilligmøde d 4 dec 2018

Michael viste på white board tavle fordelingen af nuværende faste ”kassevagter” og opfordrede til at flest mulige vagter dækkes fast.

Tavlen står herefter i butikkens baglokale klar til påtegning.

Erfaringerne med prøvetiden af PLANGO vagtplanen resulterer i, at vi fortsætter med den nuværende vagtplan på dropbox. Husk at logge af efter brug, fordi 2 brugere ikke kan skrive samtidig uden at skabe konflikter i oversigten.

Michael beder om at de varer, som fjernes fra hylderne som svind, lægges i en kasse i kølerummet. Michael tømmer kassen og registrerer svindet.

Gunda spørger efter en afløser til vareudbringning sammen med Benny – 2. onsdag i måneden.

Ref. Jan

Rettelse til punktet om vareudbringning:
Benny ønsker at stoppe med at køre vareudbringning d. 1/1 2019.

Referat fra bestyrelsesmøde mandag d. 4. dec. 2018  kl. 18.00

  1. Godkendelse af referat og dagsorden.

Godkendt uden bemærkning

2. Nyt fra butik og bogholderi

MT orienterede om den nye bager – Indtrykket var, at det var godt brød vi får

Butikken får en fleksjobber  12 timer om ugen i 3 måneder

3. Opfølgning på tiltag for øget omsætning

MT og Knud gav en orientering om det hidtidige arbejde i gruppen.

Næste uges løbeseddel vil primært satse på brød ,kød og fjerkræ.

4. Grøntsagsrum – status

Start i uge 4. Vi følger Per`s tidsplan.

Per er tovholder på hele projektet

5. Lageroptælling

Vi foretager lageroptælling lørdag den 29. dec, 2019 kl. 13.00

6. Evt.

Vi besluttede at lave en to do liste, hvor der kunne skrives opgaver, hvortil der manglede hjælp til udførelsen. – Vi håber der er frivillede der vil påtage sig nogle af de anførte opgaver.

Mødet sluttede kl. 18.50

Referat: Knud

Referat fra bestyrelsesmøde den 19.11.2018 kl. 18.00

Pkt. 1.

Frugt og grønt rum.

Man enedes om at sige ja til tilbudet for køleudstyr på kr. 48.900,00 + moms.

Per er tovholder.

Der males med vådrumsmaling på indvendig side af de eksisterende vægge.

De eksisterende kølereoler fjernes.

Tegning nr. 3 blev godkendt.

Dog besluttedes, at undlade den midterste ”ø”.

Rødvin fjernes fra rummet.

Per laver en plan for arbejdet udførelse.

Pkt. 2.

Ny bager.

Det besluttes, at rette henvendelse til Bagergaarden i Saksild, for aftale om levering af brød.

I begyndelsen af det nye år tager bestyrelsen og de frivillige på en eskursion til andre butikker, der ligner vores, med henblik på evt. at give grønt lys for, at vores butik skal fremstille bake off brød.

Referat: Knud

Referat fra bestyrelsesmøde i butikken mandag den 5. nov. 2018 kl. 18.00.

Pkt. 1. Godkendelse af referat og dagsorden.

Godkendt.

Pkt. 2 Nyt fra butik og bogholderi.

MT gav en bred orientering, hvor han bl.a. oplyste, at der hver fredag inden jul vil blive vinsmagning + lidt til ganen.

Alle dage mellem kl. 16 og 17.

Første gang den 16. nov.

Der vil samtidig være forskellige gode tilbud i butikken

MT oplyste også, at der var lavet en meget fordelagtig indkøbsaftale med et æggepakkeri i Glud.

Pkt. 3. Opfølgning på tiltag for øget omsætning.

Gruppens medlemmer oplyste, at arbejdet gik godt, og at man løbende forbedrede den ugentlige løbeseddel og reklamerne på forskellig vis.

Gruppen holder møde hver 14. dag.

Pkt. 4. Grøntrum – status.

Man gennemgik den af Per udarbejde tegning og Knud orienterede om et tilbud fra Tørring VVS om et besøg fredag den 9. kl.10.

Det blev aftalt, at alle der kunne, mødtes i butikken på dette tidspunkt.

Det blev endvidere aftalt, at afholde et nyt bestyrelsesmøde mandag den 12. nov. kl. 18 i butikken, hvor endelig beslutning om indretning og det videre forløb træffes.

Pkt. 5. Oprydning omkring butikken.

Jan og Michael påtog sig denne opgave.

Knud ville komme med trailer for bortkørsel til genbrugspladsen.

Pkt. 6. Nyt vagtskema – status-

Jan orienterede om det nye program.

Dette forventes igangsat ca. 1. dec.

MT indkalder alle kasse ekspedienterne i næste uge, for planlægning af fremtidige faste vagter.

Pkt. 7. Eventuelt.

Intet.

Referent: Knud

Referat fra bestyrelsesmøde den 01.10.18

Pkt. 1. Godkendelse af referat og dagsorden

Godkendt med følgende bemærkninger:

Ny vagtplansystem indføres. Intro til frivillige hurtigst muligt. Jan informerer om data.

Der var stor tilfredshed med personalefesten.

Pkt. 2. Nyt fra butik og bogholderi – herunder svindstatus

Bogholderi kører godt.

Svindet er i gennemsnit kr. 1.340,- pr. uge. Ingen ændring i forhold til tidligere.

Afregning mellem MT´s tidligere butik i Horsens og Hundslund Købmandsgård foretages tirsdag den 02.10.18. Derefter er al samhandel afsluttet.

Det blev aftalt, at planer om, at fremstille og sælge smørrebrød skulle stoppes omgående samt, at evt. nye tiltag ikke måtte iværksættes uden bestyrelsens godkendelse.

Alle i bestyrelsen var enige om, at det var en dårlig ide, at vinreolerne var flyttet ind i grønsagsrummet.

Pkt. 3. Opfølgning på tiltag for øget omsætning

Tilbudsavis med dagstilbud og dagens ret husstandsomdeles 1gang om ugen. Uddeles hver mandag, opstart mandag den 08.10.18. Dagstilbud mandag – fredag.

Pkt. 4. Grønsagsrum – status

Temperaturen skal stabiliseres (16 grader)

Det blev besluttet at indkøbe 2 kompressorer og ”nye” kølemontre. Køb og installation vil beløbe sig til små kr. 20.000,-

Rummet færdiggøres i takt med installationen af disse.

Pkt. 5. Kvalitet af vores bagerudsalg

Levering af bagerbrød blev diskuteret og det blev besluttet, at bibeholde nuværende bager, som er Anton Pedersen

Pkt. 6. Evt.

Intet at referere

Referent: Preben Østergaard

Referat fra bestyrelsesmøde mandag d. 2. juli kl. 18.00.

Afbud fra Preben.

1 Godkendelse af referat fra møde den 07.06. 2018 og dagsorden.

Godkendt

2 Nyt fra butik og bogholderi

MT oplyste:

at han havde aftalt møde med Middelfart Sparekasse med henblik på at få en ny bankforbindelse.

at han havde kontakt med betalingsfirmaet Bamboa, med henblik på at få en aftale, så vi fremover vil kunne modtage betaling med MasterCard og i øvrigt få en lettere løsning ved kortbetaling.

at der vil blive reklameret mere for salg af fisk, og at vi også vil få langtidsholdbare fiskeprodukter fra Dagrofa.

at opbygningen af grøntsagsrummet gik som forventet.

3 Halvårsstatus

Jan og MT oplyste, at optællingen den 30. juni var forløbet godt, og vi kunne forvente halvårsstatus ved næste møde.

Det blev aftalt, at næste optælling skulle foretages lørdag den 29. dec. 2018.

4 Evt.

Man drøftede muligheden for at få blomster senere på ugen, for at få mere friske blomster til weekenden. – MT ville undersøge.

Der var et ønske om bedre skiltning vedr. blomster og grønt. – MT var opmærksom på dette.

Bestyrelsen præciserer den tidligere beslutning om, at der ikke skal foretages indkøb varer i andre forretninger (eks. Kvikly), for at efterkomme ønsker om varer vi ikke har i butikken, i forbindelse med bestilling og udbringning på vores varetur.

Referent: Knud

Referat af bestyrelsesmøde den 04.06.18.

Afbud fra Inger Pedersen – Velkommen til Per Skydsgaard

Pkt. 1: Godkendelse af dagsorden og referat af bestyrelsesmøde den 07.05.18

Dagsorden og referat godkendt.

Pkt. 2: Konstituering bestyrelse

Formand: Jan Andersen

Næstformand: Michael Høj

Sekretær: Preben Østergaard

Bestyrelsesmedlem: Knud Naldal

Bestyrelsesmedlem: Per Skydsgaard

Suppleant: Marianne Ketscher

Pkt. 3: Nyt Fra butik og bogholderi

Michael Thrane foreslog at vi (butikken) skal have Masterkart. Det blev aftalt, at det før det bliver etableret skal undersøges hvad omkostningerne i den forbindelse er før der træffes en beslutning (af bestyrelsen).

Der er status den 30.06.18 kl. 13.00

Pkt. 4: Salg af energidrik til unge

Der blev drøftet flere muligheder, men det blev besluttet, at afvente lovgivning på området.

Pkt. 5: Frugt – og grøntafdelingen

Den nye indretning er påbegyndt og forventes færdig i løbet af en uges tid.

Varmepumpe til køling koster ca. 16.000,- og skal udføres af Odder El Service. Michael Thrane bestiller.

Frugt og grøntsortimentet blev drøftet. Før evt. ændringer/forøgelse vi (bestyrelsen) se hvilken effekt på salget får efter den nye indretning af rummet.

Pkt. 6: Evt.

Der har været en henvendelse fra Gjerrild, der vil etablere en købmandsbutik som vores, om at få tilsendt et eksemplar af vore vedtægter. Det blev vedtaget at Jan sender et eksemplar.

Sortimentet af alkoholfri drikke(øl og vin) blev drøftet. Der er ønske om alkoholfri hvidvin. Det blev besluttet, at indkøbe alkoholfri hvidvin i begrænset mængde som forsøg. Sortimentet i alkoholfri drikke er i forvejen begrænset og omsætningen ikke særlig stor.

NYT: Det er nu muligt, at købe laktosefri mælk i butikken.

På grund af problemer med, at få vekslet mønter blev aftalt, at etablere en ny konto i Danske Bank til dette formål.

Onsdag den 30.05.18 var der som tidlige omtalt besøg af TV 2 i forbindelse med konkurrencen ”Fantastiske fællesskaber”.

Der var ved samme lejlighed prøvesmagning af vin og spegepølser. Dette arrangement var godt besøgt og var en succes.

Referat: Preben Østergaard

Referat fra bestyrelsesmødet i butikken den 7. maj 2018.

Der var afbud fra Michael Høj og Per Skydsgaard.

Dagsorden :

Pkt. 1.

Godkendelse af referat af bestyrelsesmødet den 9. april 2018.

Referatet godkendt. 

Pkt. 2.

Godkendelse af referat af årsmødet den 25. april 2018.

Referatet godkendt

Pkt. 3.

Konstituering af ny bestyrelse.

Udsat til næste møde.

Pkt. 4.

Nyt fra bogholderi og butik, herunder budget for 2018.

Jen oplyste at  bogholderiet kører uden problemer.

Michael T oplyste:

At indretningen af det nye grøntsagsrum  starter om 14 dage og forventes færdig inden næste møde.

At han havde set på det nye budget, og havde set mere på de enkelte varergrupper. – Herved var han kommet frem til, at det nok var realistisk, at forhøje budgettet fra de nuværende 5,6 millioner med en dækningsprocent på 23,8 til en omsætning på 6,1 millioner med en dækningsprocent på 19,95. – Dette vil give et større overskud, grundet den øgede omsætning.

At den nye fiskeordning nu var igangsat, og at der vil blive reklameret mere for denne.

At Michael T er opmærksom på varer sortimentet og er meget åben for nye forslag.

At vi foretager den halvårlige optælling den 30. juni kl. 13.00.

 Pkt. 5.

Opdatering af anpartslister.

Det har vist sig, at listerne for anpartshavere ikke er helt ajourførte.

Preben prøver at få styr på dette.

 Pkt. 6.

Vi vil fortsat vil holde ordinære møder i bestyrelsen den 1. mandag hver måned.

Vi afholder personalefest den 22. september 2018.

Vi får besøg af et TV hold, der vil lave et indslag om butikken den 30. maj mellem kl. 11 og 14, pga. vi er blandt de 10 bedste i Region Midt i konkurrencen ”Fantastiske fællesskaber”.

Vi er opmærksomme på, at der skal reklameres meget for vore varer og gerne med flere tilbud.

Mødet sluttede e kl. 19.

Referat: Knud

 Referat af årsmøder i Hundslund Købmandsgård onsdag d. 25. april kl. 19 i Hundslund Hallen

Ordinært årsmøde
Dagsorden ifølge vedtægterne

Velkomst ved Jan Andersen

1. Valg af dirigent
Bjarne Pedersen blev valgt

2. Institutionens årsberetning – formand Jan Andersen
Jan fremlagde hovedpunkter fra året i butikken, og andelshaverne tog beretningen til efterretning

3. Fremlæggelse og vedtagelse af regnskabet – regnskabskonsulent Karina Condrup

    • de opsatte mål er nået
    • underskud er vendt til overskud
    • afskrivning er nedbragt væsentligt
    • ingen skat på grund af tidligere underskud
    • bonus til købmanden fremover som en del af ansættelseskontrakten
    • omsætningen er steget, og dækningsgraden ligeså
    • en nøje opfølgning af udvalgte områder har givet positivt resultat
  • omsætning 4,5 mill, overskud 100.000 kr

Regnskabet blev vedtaget

Fremlæggelse og vedtagelse af budgettet for det kommende år – Jan Andersen
Håbet for 2018 er, at omsætningen vokser med 100.000, og gerne 2 % mere i dækningsgrad
Nye tiltag med henblik på nye kunder i 2018 drøftes kontinuerligt i bestyrelsen

Budget godkendt

4. Indkomne forslag
Vedtægtsændringer som besluttet på den ekstraordinære generalforsamling 29.11.2017
Vedtægterne blev efter mødet i november redigeret, gennemset igen af advokatfirmaet og udsendt til andelshaverne

De væsentlige forskelle i forhold til de tidligere vedtægter er

    • vi er ikke længere en selvstændig institution, men en forening
    • det er fremover ikke muligt at få anpart tilbage ved flytning
  • vi har nu intern revision, mod tidligere ekstern

De nye vedtægter, som skal vedtages på to på hinanden følgende årsmøder blev vedtaget 1. gang

5. Valg til bestyrelse samt en suppleant
På valg er bestyrelsesmedlem Knud Naldal – modtager genvalg
bestyrelsesmedlem Lis Stærk – modtager ikke genvalg

Knud Naldal blev genvalgt, og Per Skydsgård blev valgt som nyt bestyrelsesmedlem

suppleant Rikke Huzell er på valg – modtager ikke genvalg
Marianne Ketscher blev valgt

6. Valg af 2 interne revisorer samt en suppleant
Per Ringgård og Carsten Hagen blev valgt som interne revisorer
Kaj Wohlert blev valgt som suppleant

7. Evt

Spørgsmål til butikkens drift:
– Hvilke nye tiltag er på vej ?

  • Danske spil-forhandling er under drøftelse i bestyrelsen, og modernisering af grøntafdeling er på trapperne
    – Der kunne godt være mere reklame foran butikken
  • 2 trekantskilte med annoncering af skiftende tilbud er på vej
    – Er der salg i f. eks. pensler og vækkeure ?
  • Dagligvarer har 1. prioritet, men andre varer kommer på hylderne fra tid til anden – købmanden vurderer sortimentet

Der blev tilkendegivet tilfredshed med sortiment, købmand og personale

Pause

Ekstraordinært årsmøde​
med henblik på vedtægtsændringer, som besluttet på den ekstraordinære generalforsamling 29.11.2017

1. Valg af dirigent
Bjarne Pedersen blev valgt

2. Vedtægtsændringer
De nye vedtægter blev vedtaget 2. gang og er således gældende fra dags dato

3. Evt
Yderligere ros til de frivillige og til købmanden

Afslutning ved Jan Andersen
Tusind tak for jeres opbakning og støtte

For at tilkendegive, hvor meget bestyrelsen sætter pris på de frivillige medarbejdere, har vi indstillet butikkens personale til TV2Østjyllands jagt på at finde landsdelens mest fantastiske fællesskab – der blev indstillet 105 fællesskaber, og vi har netop fået at vide, at vi er blandt de 10 nominerede
TV-kanalen vil optage en spot, som skal køre på TV, og det er seerne, der skal vælge det mest fantastiske fællesskab

Tak for i aften

Referent:
Lis Stærk, 27.04.2018

Referat af bestyrelsesmøde 09.04.2018

Afbud: Rikke

1. Gennemgang og godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet 12.03.2018
Godkendt med følgende kommentarer, jvf. referatets pkt.4:
● Arbejdstilsynets besøg blev aflyst
● Prismærkning er ført ajour
● Tilbudsaviser skal også findes i indgangsområdet

2. Nyt fra bogholderi og butik
– status 31.12.2018, herunder – årsregnskab, såfremt dette er færdigt
Årsregnskabet foreligger i kladdeform, bliver færdigopstillet 11.04
Et tilfredsstillende regnskab, som er gennemgået af de interne revisorer

– vagtplan, evt. ansættelse af vikar/ungarbejder
Den ansatte vikar er stoppet, og én af de nuværende ungarbejdere går op i tid
En mulig jobtræningsaspirant kommer til samtale

– fællesindkøb med anden butik
Opgørelse foreligger fra dec 17 til medio marts 18 – MT holder a jour

– individuel faktura med fælles levering ?
– samhandel med Dagrofa, besparelse på 20 – 25.000 kr.
Der kan findes en stor besparelse med 1 x ugentlig levering af tørvarer i stedet for, som nu, 2 leveringer

– ny isleverandør
Premier Is tilbyder betydelig større rabat end Frisko, som leverer p. t. MT skifter

– orientering om affaldsproblem
Overboen har overfyldte affaldsbeholdere, hvilket betyder, at der ikke kan holdes rent i gården. Der anskaffes en større beholder, idet der ikke må findes nogen former for affald i butiksområdet

3. Opfølgning siden sidst
– samarbejdet med Bladcompagniet
Avissalget giver et stort underskud, ca. 15 – 20.000 kr pr år. Vi ser os nødsaget til at ophøre med dette salg, men arbejder på en løsning på evt. salg søndagsaviser Der vil blive informeret om dette i god tid inden stop, dels på årsmødet og dels på hjemmeside + facebook

– opgradering af grøntafdeling
Mellemdøren til ny grøntafdeling er ved at være klar til afhentning, og finplanlægningen af arbejdet kan gå i gang

4. Forberedelse af årsmøderne 25.04.18
Årsmøderne blev forberedt
– dirigent: bestyrelsen foreslår Bjarne Pedersen, Jan forsyner Bjarne med de nødvendige dokumenter
– årsberetning: Jan har udarbejdet skitse, bestyrelsen har gennemset
– regnskab: regnskabsmedarbejder Karina Condrup fremlægger
– budget: Karina eller Jan fremlægger
– valg: der er to bestyrelsesmedlemmer på valg, man ønsker ikke genvalg, bestyrelsen forespørger evt. interesserede
– nye vedtægter: sendes påny til andelshaverne, Jan sender sammen med generel information
– anpartsbeviser: er klar, lægges i butikken til afhentning
– opstilling af borde og stole: bestyrelsen møder ind kl 18 til praktisk bistand
– øl, vand: hallen leverer
– afkrydsning ved dør: Preben samt Helga, som forespørges
– stemmesedler: Preben køber
– andet: mikrofon og flipover: Michael Høj er teknisk rådgiver

5. Evt
Fiskeleverandør:
MT har lavet aftale med Juelsminde Fisk, der kommer til butikken hver onsdag. Der vil være et sortiment i butikken af fersk fisk, ligesom det bliver muligt at bestille på bestillingsseddel til afhentning i butikken.

Hjemmesiden: Fanebladet med sponsorer skal a jourføres – Lis sørger for dette

Ref: Lis Stærk 10.04.2018

Referat af bestyrelsesmøde 12.03.2018

Afbud: Rikke, Michael Høj, Inger

1. Gennemgang og referat af bestyrelsesmødet 05.02.18

2. Nyt fra bogholderi og butik, herunder
– resultat af status 31.12.17
Status er endnu ikke fremkommet – skal formentlig findes i det gamle bogholderisystem – Jan beder Inger om udtræk

– opgørelse af svind for jan og feb 18
Opgørelse for svind og tab for januar og februar er opgjort på varegrupper og ligger på linje med de tilsvarende måneder sidste år – skal forsøges minimeret

3. Opfølgning siden sidst
– status på det nye bogholderisystem
Det nye system er nu kørende, historikken er ført over fra gammelt system – det nye er nemmere at arbejde med og mere overskueligt end det gamle

– opgørelse af fælleskøb med andre butikker
Opgørelse fra medio dec. 17 til dato er ikke udarbejdet, men foreligger i kladdeform
MT undersøger, om en lettere administrativ sagsgang er mulig, f. eks. fælles levering på én adresse med individuel faktura til den enkelte butik
Lis hjælper med opsamling og renskrift

– status på opgradering af grøntafdeling
Den automatiske dør, som MT havde i kikkerten, blev solgt til anden side – anden dør er indkøbt, og arbejdet går i gang snarest

– status på andelsbeviser 2017
Andelsbeviserne er udarbejdet og tages med til årsmøderne med henblik på udlevering

4. Evt
På næste møde 09.04 forbereder vi årsmøderne 25.04, men inden da:
Opslag om begivenheden i butik + fb + hjemmeside senest 04.04 – Jan og Lis
Regnskabet lægges på hjemmesiden og printes til evt afhentning i butikken – Jan og Lis

De private hæftelser i butikken, som hidrører fra opstartsfasen, er nu annuleret og erstattet af en pant i virksomheden

Madspildsordningen “Too good to go” fungerer godt, men ikke alle medarbejdere er orienteret – MT repeterer arbejdsgangen og udarbejder en manual til personalehåndbogen

Arbejdstilsynet har anmeldt et besøg – MT får retningslinier af Jan – det er vigtigt, at flugtveje er fri, og at der er ryddeligt overalt

Prismærkningen i butikken skal trimmes og holdes a jour

Tilbudsavisen skal være mere synlig – ved indgang, ved cafeområdet og ved kassen

En fiskeafdeling er under planlægning – Juelsminde Fisk er interesseret i at levere og bringe

Vi deltager i Årets Fantastiske Fællesskaber, en konkurrence på TV MidtVest – Lis indsender tilmelding, se evt https://www.tvmidtvest.dk/ff

MT efterspørger bestyrelsens holdning til Danske Spil (tips, lotto, oddset m v) Vi har det in mente, men mener ikke, tiden er moden til det p t

Spillehal (automater) i butikken ? Er vist mere et byfænomen, men bestyrelsen lader muligheden simre for evt senere drøftelse

Vagtplan: Sygdom hærger og foråret nærmer sig – og det kniber at få vagterne til at nå sammen.
MT har kontakt til en potentiel medarbejder, som han foreslår ansat i gennemsnitlig 10 timer pr uge (116 kr. pr time + sociale omkostninger)
Vi aftaler, at pågældende ansættes som løs vikar i en måned, hvorefter bestyrelsen tager stilling til det videre forløb i forhold til årsregnskabets resultat

Ref.: Lis Stærk 13.03.2018

Referat af bestyrelsesmøde 05.02.2018

Afbud: Rikke

1. Gennemgang og godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet 08.01.2018

Godkendt med følgende kommentarer:

– Knud deltog i Lokalrådet 8350’s nytårskur – det var et godt, struktureret og positivt møde
– Der blev spurgt til den månedlige opgørelse over fællesindkøb med andre butikker; Michael T vil udarbejde denne snarest

2. Nyt fra bogholderi og butik

– Bogholderi: er up to date, dog mangler der en del indtastning på grund af overgang til det nye bogholderisystem, som er undervejs

Omsætning er på niveau med samme periode sidste år – januar er en mat måned omsætningsmæssigt, men dette er en generel tendens inden for dagligvarer

– Butik: Vi har fået pakkedistribution fra firmaet DAO, således at vi nu har ekspedition til og fra PostNord, Bring, GLS og DAO

Vi har tilmeldt os “Too good to go”-ordningen, som bekæmper madspild (se evt mere her:
https://toogoodtogo.dk/)
Lis informerer om pakkefirma og Too good… på hjemmeside og facebook

Opgradering af grøntafdeling finder sted i uge 8 – 9


3. Opfølgning siden sidst
– Underskrift af dokumenter vedr. virksomhedspant:
De relevante dokumenter blev underskrevet, og Jan overleverer til Dagrofa

– Refundering af anparter:
Anpartsrefundering er ikke omtalt i de nuværende vedtægter – bestyrelsen var enige om, at anparter bør refunderes i tilfælde af dødsfald og fraflytning fra området. 3 anpartshavere har forespurgt om refundering. Når de nye vedtægter vedtages, formentlig på årsmødet i maj, er det ikke længere muligt at tilbagebetale.

– Udstedelse af nye anpartsbeviser:
Jan har lavet skabelon til anpartsbevis. Ifølge tidligere information skal de, der har tegnet anparter i 2017, kunne hente anpartsbevis i butikken, når de nye vedtægter er på plads. Vi vil have beviserne klar pr. 15.04. Det drejer sig om knapt 100 beviser. Lis udarbejder.

4. Evt
Michael T blev spurgt, hvordan han befinder sig i sit job. Michael gav udtryk for glæde og tilfredshed – han er nu ved at finde sig til rette – der er mange ting at forholde sig til: medarbejdere, kunder, leverandører, varer, rutinerne i butikken etc
Bestyrelsen var glade for denne udmelding og returnerede tilfredsheden.

Ref.: Lis Stærk

06.02.2018

Referat af bestyrelsesmøde 08.01.2018

Afbud: Rikke

Dagsorden:

Tilføjelse til den udsendte dagsorden:

0. Brev fra Tinglysningsretten vedr. fuldmagt

Jan skaffer de ønskede papirer, og vi underskriver på næste møde

 

1. Gennemgang og godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet 04.12.2017

Godkendt

 

2. Nyt fra bogholderi og butik

  • Statusopgørelsen for 4. kvartal 2017, optalt 06.01.18, viser på den foreløbige opgørelse et godt og solidt resultat, som søges optimeret yderligere

Årsregnskabet er færdigt ultimo april

  • Der er fokus på vareudvalget med henblik på at minimere svind – eksempelvis er brødsortimentet trimmet, og andre varegrupper følges løbende for eventuelle ændringer

 

3. Opfølgning siden sidst

   – de ekstraordinære årsmøder

  • Vedtægterne er nu igen gennemgået af advokat, som besluttet på det ekstraordinære årsmøde, og Jan udsender disse til samtlige andelshavere med information om, at vi afholder det ekstraordinære årsmøde i forlængelse af det ordinære onsdag d. 25. april i Hundslund Hallen

 

   – ordinært årsmøde

  • Årsmødet holdes onsdag d. 25. april i Hundslund Hallen, umiddelbart efterfulgt af det ekstraordinære årsmøde med henblik på ændring af vedtægter

Michael Høj har bestilt hallen

Knud og Lis er på valg, begge ønsker ikke genvalg

 

4. Overvejelser omkring et nyt regnskabssystem

Vores nuværende regnskabssystem er fyldt 98 % op og kan ikke lægges på fjernlager som Cloud-tjeneste.

Vi drøfter 2 forskellige systemer, C5 og Economic. Sidstnævnte anbefales fra flere sider.

Economic bevilges, incl. overførsel af historik fra det nuværende system – prisoverslag 6.000 – 12.000 kr

 

5. Etablering af opgraderet køleområde

Michael Thrane foreslog en plan for nyt køleområde til frugt og grønt umiddelbart inden for vindfanget.

Formålet er at gøre frugt og grønt-området mere indbydende, at kunne opbevare forskellige grøntsager i individuel temperatur, at øge udvalget, at mindske svindet samt at gøre det lettere at holde området trimmet og hygiejnisk

Michael fremlagde en skitse og et økonomisk overslag på 15.000 – 20.000 kr., alt incl. MIchael kan skaffe en del af materialerne fra sine tidligere leverandører. Bevilget.

Projektet udføres i uge 8, Jan og Michael Høj leverer praktisk bistand

 

6. Evt

  • Lokalrådet 8350’s nytårskur 09.01.2018 kl. 17 – 19

Knud deltager

  • Samhandel med andre butikker

Der skal laves bilag begge veje i tilfælde af fælles indkøb og deling, med opgørelse hver måned

Kendere af det nye økonomisystem anser denne opgave som overskuelig

  • Statusoptælling fremover

vil foregå 2 gange årligt, omkring 1. januar og 1. juli

  • Hvordan er status på de frivillige medarbejdere ?

Efter Michaels ansættelse er der behov ca 10 færre ugentlige vagter, men der er behov for at rekruttere 1 – 2 nye medarbejdere, dels for at give de nuværende folk flere valgmuligheder, dels fordi der er sygemeldinger i gruppen p. t.

 

Næste møde mandag d. 5. februar 2018 kl 18 i butikken

Ref.: Lis Stærk

09.01.2018

Referat af bestyrelsesmøde 04.12.2017

Afbud: Rikke Huzell

1. Gennemgang og godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet 06.11.2017

Godkendt

2. Nyt fra bogholderi og butik

Bogholderi: intet nyt

Butik: Kølerummet trænger til hovedrengøring – firma rekvireres til opgaven, evt. IdeRen.

MT er godt i gang med at sætte sig ind i varebestilling og vil øge sin indsats på kontoret efter 15.01.18; der efterspørges systematik i forhold til at gøre tingene færdig i travle perioder.

Der er sat små forsøg i gang forskellige steder i butikken, eksempelvis er bogudlånet rykket ud i cafeområdet.

3. Opfølgning siden sidst

– det ekstraordinære årsmøde 29.11.2017

Vi gennemgik vedtægtsændringerne punkt for punkt for at opfange evt. fejl – udkastet er sendt til advokat til gennemlæsning og kritisk kommentar, således som det blev aftalt på årsmødet

– Arbejdernes Landsbank – kassefunktion

Der er efterhånden ingen kassefunktion uden for åbningstid i nogen bank i området, hvorfor nuværende ordning fortsættes

– principbeslutning vedr. mulighed for tilbagebetaling af anparter, tegnet under tidligere vedtægter

Det ekstraordinære årsmøde besluttede, at tilbagebetaling ikke kan finde sted

– underskrivelse af ny virksomhedspant

Som tidligere besluttet bør de to bankgarantistillere fritstilles, og Nordea vil gøre dette, hvis virksomhedspanten i butikken udvides med 150.000 kr – dette besluttes.

Vi får en tinglysningsudgift på ca. 3900 kr.

Der skal vedlægges 2 referater til banken – fra det ekstraordinære årsmøde 29.11.17 og fra bestyrelsesmødet 04.12.17. Jan lægger begge referater til underskrift i butikken, og bestyrelsen bedes underskrive senest fredag 08.12.17

– statusopgørelse lørdag 06.01.2018 kl. 13.00

4. Evt

MT foreslår etablering af køleområde til frugt og grønt ved blomsterreolen – skitse og økonomisk overslag fremlægges på næste møde

Næste bestyrelsesmøde er 08.01.2018

Forslag til mødekalender for første halvår 2018 (første mandag i måneden kl. 18 i butikken)

8. jan., 5. feb., 5. marts, 9. april, 7. maj, 4. juni

Ref.: Lis Stærk, 05.12.2017

Referat af ekstraordinær generalforsamling i Hundslund Købmandsgård 29.11.2017

Afbud: Rikke Huzell

Ca. 35 andelshavere var mødt

Dagsorden:

Velkommen

Valg af dirigent

Vedtægtsændringer

Eventuelt

1. Formand Jan Andersen bød velkommen og opridsede baggrunden for ønsket om ændring af vedtægter – de nugældende vedtægter, vedtaget i 2011, svarer ikke til den måde, Købmandsgården drives på. Butikken drives som en forening, og vedtægterne relaterer til en selvejende institution.

Bestyrelsen har bedt et advokatfirma udarbejde forslag til foreningsvedtægter, og det er dette forslag, der er til diskussion i aften. Forslaget er udsendt til samtlige andelshavere

2. Valg af dirigent

Bjarne Pedersen blev foreslået og valgt.

3. Vedtægtsændringer

Dirigenten foreslog at gennemgå de nye vedtægter, punkt for punkt, således at kommentarer og input kunne opsamles undervejs.

Der var mange konstruktive kommentarer og bemærkninger samt en del ændringsforslag.

Det blev besluttet, at bestyrelsen

– indarbejder forsamlingens forslag i vedtægtsforslaget

– drøfter ændringerne med advokatfirmaet for at sikre, at alt er ok

– udsender vedtægterne til samtlige andelshavere med de aftalte ændringer

– indkalder til 2 ekstraordinære årsmøder for endelig vedtagelse (efter de gældende vedtægter § 14)

Disse to årsmøder kan holdes på samme aften, men juletiden taget i betragtning, skønnes det bedst, at holde møderne i januar 2018.

4. Evt

Forskellige spørgsmål og informationer om butikkens drift blev vendt.

Jan Andersen takkede for positive og konstruktive input og sluttede mødet.

Referent: Lis Stærk, 30.11.2017

Referat fra bestyrelsesmøde i Hundslund Købmandsgård den 6. november 2017

Afbud: Lis, Preben

1. Gennemgang og godkendelse
Referat fra bestyrelsesmødet 02.10.2017 blev godkendt uden kommentarer.

Referat fra frivilligmødet 03.10.2017 blev godkendt uden kommentarer. Michael T. (MT) kunne tilføje at der den 6. november er opstillet ny kaffemølle i butikken.

2. Nyt fra bogholderi og butik
Jan oplyser, at bogføringen er up to date. Regnskabet for 3. kvartal ser fint ud, der er et overskud på kr. 86.000 hvilket er flot.
Beholdningen på mobile pay og driftskontoen er på kr. 326.000.
Kun få anpartshavere mangler at betale, men vi er nu oppe på kr. 186.500, hvilket betyder et rådighedsbeløb på kr. 512.500.
MT har fået Dankort, men mangler at få lavet en mailadresse.
Point of sale er under udvikling, man er på vej med de tekniske løsninger. Vi kan bruge driftskontoen, og vi skal havene ekstra boks ved kassen, men det burde være klar om en måneds tid.

Inger:
Der er lidt problemer i forhold til ordretelefonen, hvis MT. tager telefonen med hjem. Jonna plejer at komme i butikken for at tjekke op på bestilte varer, men fremover skal hun ringe til MT.
Vi skal arbejde på, at der kun sælges de varer, vi har i butikken, så vi undgår at skulle købe varer i Kvickly.

Inger:
Det er svært for Lis at få vagtplanen til at hænge sammen, sen afklaring af hvem der møder i weekenden. Ofte er det først afklaret om fredagen.
Hvornår er MT. på arbejde? Kan han skrive sig på vagtplanen?
Aftalen blev, at MT. møder kl. 6.30 mandag til fredag, alene indtil kl. 8.00 hvor der skal møde én mere.
Tirsdag, onsdag og torsdag skal der være 3 på arbejde, idet der kommer varer. Ellers er det nok med 2 på vagt fra kl. 8-12.

Der er kommet en del nye varer i butikken:
Blomster (der bliver leveret onsdag og lørdag). Godt salg ca. kr. 2500 pr. uge. Gode tilbagemeldinger fra kunderne.
Ny bager – der kommer til at være forskellige tilbud på brød og kager. Der er efterspurgt flere grove rundstykker og franskbrød, hvilket MT. har snakket med bageren om. MT tror at vi kan fordoble vores salg på kager!
Frugt og grønt: MT har ideer til nyt område ved indgangspartiet. Der skal tænkes tanker indtil næste bestyrelsesmøde den 5. december. Der skal tidligst laves ændringer i det nye år.

De frivillige har taget godt imod de nye tiltag, men det kræver lidt tilvænning!

3. Opfølgning siden sidst
Skiltning:

 Michael H. retter teksten til skiltet og sørger for snarlig levering. Det skal være større end det nuværende. Farverne skal primært være rød, blå og grøn.


Forsikringstilbud på skadedyr og bestyrelsesansvar:
Michael H. har accepteret de tilbud, vi har fået. Skæringsdatoen er 1. august. Vi skal evt. indhente tilbud fra andre forsikringsselskaber (MT har allerede en aftale i næste uge).

Det blev påtalt, at der ofte står affald fra lejeren på 1. sal ved siden af skraldecontaineren, hvilket tiltrækker skadedyr.
Jan kontakter udlejer mhp. større skraldecontainer og samtidig tager han en snak med lejerne på 1. sal.

4. Forslag til fleksibel løsning på garantistillelse
Dagrofa tilbyder at give slip på bankgarantien ( 100.000 kr. ), hvis de kan få et virksomhedspant i forretningen på 150.000 kr. Vi betaler for tinglysning. Tilbuddet accepteres af bestyrelsen.


5. Eventuelt
Michael H. stiller forslag om at vi kan forudbestille kødpakker til levering f.eks. den sidste i måneden, mod at de betales ved bestilling.
MT arbejder videre med det. Tages op på næste møde.

Efterhånden kan der ikke afleveres kontakter i nogle Nordea banker i nærheden (Viby afd. lukker kassefunktionen).
Knud undersøger med Arbejdernes Landsbank om de har kassefunktion i Horsens.

Michael H. har en kontaktperson Kim Bruun, som arbejder med iværksættere bl.a. har han et samarbejde med Kvickly. Der har tidligere været drøftet, om vi kunne se en fordel i at erfaringsudveksle. Hvad kan vi bruge hinanden til?
Der foreslås et uformelt møde i forlængelse af bestyrelsesmødet i januar 2018. Michael H. er tovholder.

Ref. Rikke Huzell
07.11.17

Referat af frivilligmødet 03.10.2017

Afbud: Knud Naldal, Rikke Huzell

Ca 25 frivillige var mødet

Mødets formål var at præsentere Købmandsgårdens nye købmand, Michael Thrane

Jan Andersen bød velkommen og udtrykte glæde og forventninger til det kommende samarbejde.

Herefter præsenterede Michael Thrane sig selv. Hans interesse for stillingen tog udgangspunkt i tanken om at gøre en sund forretning bedre ved fælles hjælp.

Michael har en lang karriere bag sig inden for forskellige erhverv, og han har ligeledes bestridt adskillige tillidshverv. Han har i flere sammenhænge arbejdet sammen med og været leder for frivillige, dog med et yngre aldersgennemsnit end Købmandsgårdens medarbejdere.

De første nye tiltag bliver et løft til frugt og grønt-afdeling samt salg af blomster og brugskunst.

Michael stiller varevogn til rådighed for vareturen, hvis man foretrækker ikke at bruge egen bil.

Der bliver installeret køleboks i varevognen.

Michael informerede om, at der er nye regler for medicinsalg – læs venligst disse på kontoret

Vores nye købmand finder, at butikken er lys og imødekommende, og han vil bruge den første tid i butikken til at lære driften at kende og tage én ting ad gangen – men der er nye ideer i ærmet med henblik på optimering af salget, og de bliver fremlagt til drøftelse efterhånden, som udviklingen skrider fremad.

Det kunne eksempelvis være

– tidligere åbningstid (der er basis for mersalg tidligt på dagen, og Michael stiller gerne op til morgenvagten)

– kaffe på farten til folk på vej på arbejdet

– kaffekværn (duft af nykværnet kaffe = hyggelig købmand)

– sandwich/madpakkesmøring

– sms service

Forslagene blev ivrigt debatteret.

Jan sluttede mødet med en orientering om, at Købmandsgården har fået udarbejdet et forslag til nye vedtægter, som bliver sendt ud til samtlige anpartshavere til kritisk gennemsyn.

En vedtægtsændring kan vedtages på 2 på hinanden følgende generalforsamlinger (som godt kan være på samme aften), og bestyrelsen planlægger disse til at være afsluttet inden jul.

Jan opfordrede til, at ansvarsområderne i butikken forbliver på samme hænder, som de er i dag, indtil købmanden fases ind i arbejdet på fuld tid.

Tak for et godt møde !!

Ref.: Lis Stærk

04.10.2017

Referat af bestyrelsesmøde 02.10.2017

Afbud: Knud

1. Gennemgang og godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet 04.09.2017

Der bør følges op på referatets pkt. 3 vedr. skiltning – ellers godkendt

2. Nyt fra bogholderi og butik

Det går som planlagt i butikken – man glæder sig til samarbejdet med den nyansatte købmand, Michael Thrane

I bogholderiet er posterne a jour, og kvartalsoptællingen 30.09.17 viste sig at være på niveau med forrige kvartal

3. Opfølgning siden sidst

– skiltning

sker der noget, eller er sagen kørt af sporet ? Skiltene var planlagt opsat inden Sondrup Marked først i juli ?

Der har været nogle kommunikationsbrist i forhold til Michael H’s samarbejdspartnere – der følges op

– bilsponsorat

Preben stiller sponsorsøgningen på pause indtil videre, idet Michael T vil stille en leaset varevogn til rådighed – der udarbejdes en aftale for betaling af varekørsel, da vognen er leaset af MT privat

– personalehåndbog

P-håndbogen stilles på kontoret og fyldes op med stof, efterhånden som gruppen udarbejder manualerne.

Det er meningen, at alle medarbejdere er velkomne til at foreslå ændringer, tilføjelser, rettelser etc. – Rikke og Lis er skribenter

– forsikringstjek (bestyrelsesansvar og underslæb)
Michael H har genemgået samtlige forsikringer og anbefaler, at vi supplerer med skadedyrsforsikring, overvejer bestyrelsesansvarsforsikring samt dropper at tegne underslæbsforsikring. Bestyrelsen tilslutter sig dette.
Michael H og Michael T indhenter tilbud

4. Stiftelse af ny forening – gennemgang af forslag til vedtægter

Det aktuelle forslag til vedtægter blev nøje gennemgået, og der var nogle få, ikke indholdsmæssige, rettelser.

Jan kontakter advokaten, og når rettelser er noteret, sendes vedtægterne ud til samtlige andelshavere til kritisk gennemsyn. Herefter kan de formentlig vedtages, ifølge de nuværende vedtægter på 2 på hinanden følgende generalforsamlinger.

Vi planlægger at vedtage de nye ændringer i god tid inden generalforsamlingen.

5. Ny købmand 

Michael Thrane er allerede mødt ind i arbejdstøj, og han blev budt velkommen af bestyrelsen.

MT skal indsættes som ny administrator på MobilePay; Jan kontakter nuværende administrator

Dagrofa har tilbudt ny MobilPay-ordning med cash-point samt anbefalet, at vi får en ny aktør på service i forhold til kasseapparat. Bestyrelsen tilsluttede sig begge forslag.

6. Evt

Den oprindelige garantistillelse i forhold til Dagrofa bør ændres, og Jan taler med banken om en fleksibel løsning.

Jan og Michael T har aftalt et møde med LetKøb for drøftelse af relevante emner

Frivillighedsmødet 03.10.17 kl 19:

Jan medbringer øl og vand, Lis ordner bordopstilling, skaffer nøgle og lukker op 18.30

Michael T havde forslag til kommende tiltag samt ideer til nye salgsfremstød

– MT’s økonomiske kompetence i forhold til aftaleindgåelse uden bestyrelseskontakt blev fastlagt

– MT vil gerne indscanne samtlige emner til/fra PostNord med henbik på at minimere fejlscanning

– Ny blomsteraftale opstartes

– Pladsen med ispindekølerne bruges til julevarer

– Skal vi have en ”impulsreol” ved kassen ?

– Skal vi evt have en anden brødleverandør ?

– MT fortalte om muligheder for at installere spillemaskiner i butiksområdet

De kommende tiltag var forslag til orientering og gennemtænkning med henblik på salgsoptimering. Forslagene drøftes hen ad vejen på bestyrelsesmøderne

Ref.: Lis Stærk

03.10.2017

Referat af bestyrelsesmøde i Hundslund Købmandsgård mandag d. 04.09.2017

1. Gennemgang og godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet 07.08.2017

Godkendt

2. Nyt fra bogholderi og butik

Bogholderiet er a jour og kører planmæssigt, omsætningen er på ok niveau

Butikken kører som den skal – bemandingsplanen hænger sammen, men man glæder sig naturligvis til en ny købmands ankomst, idet en del frivillige har mange timer i forretningen

3. Opfølgning siden sidst

skiltning: Michael gør opgaven færdig i morgen tirsdag

bilsponsorat: Preben har været syg siden sidst – har undersøgt prisniveau sammen med lokal bilforhandler. Preben følger op i forhold til bilsponsorer

personalehåndbog: arbejdet skrider planmæssigt frem – en mappe med det materiale, der er færdigt, placeres på kontoret

brev til sponsorer er skrevet – Lis udsender tirsdag til tidligere såvel som nye sponsorer

4. Stiftelse af ny forening

Jan og Knud følger op på mødet med vores advokat for at få den mest smidige og enkle foreningsform

5. Ansættelse af købmand – ansøgninger og ansættelsessamtale

Der er samtale med en ansøger med handels- og regnskabserfaring torsdag d 7. sep. kl. 19 i butikken

6. Forberedelse af frivilligfest 9. sep kl. 18 i klubhuset

Der er 30 – 35 tilmeldte

Mad og vin er bestilt – Jan henter

Preben og Jan leverer grill

Helga og Pia spørges om borddækning

7. Evt

Grøntafdeling: Pia er stoppet med soignering af grønt – opgaven passes på skift af de frivillige og bliver overdraget til ny købmand, når denne starter

Der mangler en person til at modtage telefonbestillinger til varetur om tirsdagen – Dorte Nielsen løser opgaven 05.07, Jan løser opgaven 12.07 – Jan udbyder opgaven i mail til de frivillige

Forsikringstjek: Michael og Knud har talt med Alm. Brand

Arbejdsskadeforsikring er ok

Erhvervsforsikring incl skadedyr er ok

Michael undersøger, om vi skal tegne en bestyrelsesansvars- og underslæbsforsikring

Michael overtager ansvarsområdet fremadrettet

Referent

Lis Stærk

05.09.2017

Referat af bestyrelsesmøde 07.08.2017

Afbud: Knud, Rikke

1. Gennemgang og godkendelse af referat fra bestyrelsesmøderne 03.07. og 24.07.2017

Godkendt

2. Nyt fra bogholderi og butik

Butikken kører på bedste vis – omsætningen er stagneret i ferieperioden, hvilket er forudsigeligt, er på vej op igen

Bogholderi er nu up to date, takket være Jans omskoling til regnskabsfører, og vi skønner fremover at have brug for C. Kondrup ca. hver 14. dag

3. Opfølgning siden sidst

– ny foreningsform, Jan

Knud og Jan har haft møde med erhvervsadvokat, som kommer med forslaf til egnet foreningsform ud fra samtalens elementer

– personalehåndbog, Rikke og Lis

De første kapitler er under udarbejdelse, ligger til rettelse hos gruppens specialister; næste kapitler er klar til kritisk gennemsyn

– skiltning, Michael

Nye skilte er undervejs

– breve til anpartskøbere og sponsorer samt kvitteringer, Lis

Breve er udsendt, kvitteringer udskrives i takt med, at indbetalinger ruller ind.

Når alle indbetalinger er i hus, skriver Lis til sponsorer (nuværende og nye) med henblik på synliggørelse (evt. sponsorvæg i butikken eller lignende)

– bilsponsorat, Preben

Preben har talt med adskillige mulige sponsorer til varevogn, Disse vil vende tilbage, når vi kender prisen på vognen – lokal forhandler søger efter egnet bil. Preben følger op

4. Evt

I følge tidligere beslutning skal vi drøfte evt bankskift samt møde med gennemgang af forsikringer med forsikringsselskab – skal vi sætte tidsrum og ansvarlig på disse opgaver ?

– forsikring

Ansvars- og underslæbsforsikring anbefales, Knud og Michael har møde med forsikringsrepræsentant og vil gennemgå behovet

– bankskifte

Ikke aktuelt p. t.

Ref.: Lis Stærk

09.08.2017

Referat af ekstraordinært bestyrelsesmøde 24.06.2017

1. Fremlæggelse af halvårsregnskab

Regnskabet blev fremlagt, gennemgået og kommenteret – resultatet er tilfredsstillende

2. Ansættelse af ny købmand

Stillingsopslag er udformet og indrykkes i 2 spalter i Horsens Folkeblad og Odder Avis (Jan) samt opslåes på relevante sociale medier (Lis)

3. Kontakt til nye anpartskøbere

Breve til anpartskøbere og sponsorer er udformet (Jan), brevene udsendes snarest (Lis)

4. Udforming af nye anpartsbeviser

Når selskabsformen er på plads i løbet af efteråret, udfærdiger vi anparts- og sponsorbevis, som kan afhentes i butikken

5. Den nye selskabsform

Jan tager kontakt til Advodan Sundhuset for rådgivning

6. Evt

Statusoptælling lørdag d. 30. september kl. 12

Ref.: Lis Stærk

26.07.2017

Referat af bestyrelsesmøde 03.07.2017

1. Gennemgang og godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet 12.06.2017

Godkendt

2. Nyt fra bogholderi og butik

– statusoptælling:

optællingen viser varer til kostpris 315.396 kr, udsalgspris 560.403 kr

– regnskab 1. halvår (om muligt):

regnskabet er en smule forsinket på grund af ferieperiode, men kommer snarest og senest ved månedens udgang – når det er opgjort, kontaktes P. Ringgaard for second opinion

– konklusion med henblik på fortsat drift:

omsætningen er 2.7 mio kr i 1. halvår, og det er et positivt og solidt resultat. Vi kan se fremad med optimisme, men afventer naturligvis regnskabet.

3. Opfølgning siden sidst

– ny organiseringsform:

Advokatfirmaet Sundhuset er i kikkerten med henblik på rådgivning om organisering fremover (forening eller amba)

Michael kontakter en netværksperson vedr. organiseringsform

Kim Bruun fra Coop kontaktes for en uformel snak om samme emne

– personalehåndbog:

arbejdet er igangsat med udgangspunkt i det fine materiale, der ligger i dropbox – dette skal opjusteres, og der skal nye elementer tilføjes – Rikke og Lis er skrivere på opgaven, og Helga og Ingelise gennemser og forholder sig kritisk til det skrevne i forhold til butikkens drift

– gulvvaskemaskine:

Rikke har indhentet tilbud og følger op samt indhenter yderligere detaljer

– skiltning:

Michael følger op på sagen, idet der er lavet papirskilte i stedet for folieskilte

– opslag i de sociale medier:

Jonna lægger tilbud op på Købmandens facebookside, hjemmesiden kører som vanligt og Lis lægger tilbudsavis på facebooksiden Hundslund og omegn. Der er positive tilkendegivelser fra læserne

– plan for kontakt til tilsagnsgivere til anparter:

Når regnskabet foreligger, kontaktes anpartskøberne med henblik på indbetaling på særskilt konto. Lis udarbejder en postliste på forhånd

4. Evt

– skatteindberetning er foretaget med revisionskontrol

– ungarbejder:

der er indkommet 8 ansøgninger – Inger kontakter to emner, og Lis sender besked til øvrige

– frostboxalarm skal installeres snarest belejligt – Jan kontakter elektriker

– den grøntsagskontolansvarlige går på ferie – Jan kontakter frivilliggruppen om evt. afløsning

– der er vand i kælderen – Preben kontakter udlejer

– bilsponsorat vedr. magnetskilte – Preben følger op

– fuldmagt til bankkonti – Jan og Michael er indehavere

arbejdsskadeforsikring: Alm. Brand anmoder om opdatering af oplysninger – Knud oplyser selskabet

Næste møde er 7. august – hjemmearbejde til dette møde er at gennemtænke ønsker for profil til kommende købmand M/k

Ref: Lis Stærk

07.07.2017

Møde for frivillige medarbejdere i Hundslund Købmandsgård 13.06.2017

Ca 20 frivillige var mødt + bestyrelsen (afbud fra Michael)

Velkommen (Jan)

1. Generel orientering om de sidste måneders forløb (Jan)
Den kraftanstrengelse, vi gjorde med årsmødet og det efterfølgende borgermøde, resulterede i en andelstegning på ca 200.000 kr.
Butikkens omsætning er stigende, gennemsnitligt fra 104.000 til 123.000 pr uge, henholdsvis før og efter årsmødet.
I skal klappe jer selv og hinanden på skulderen; det er jeres indsats, der bærer butikken

Dorte valgte at sige op lige før sin ferie.
Inger har påtaget sig ledelsen indtil videre i kollektivt samarbejde med de øvrige medarbejdere. Vi afventer lige status, men kigger efter en kommende købmand

Jan er gået i voksenlære på bogholderiet, og bruger megen tid her sammen med bogholder Karina Condrup

2. Planer fremover (Jan)
Vi skal iværksætte en nye selskabsform, da den nuværende er utilstrækkelig

Vi holder statusoptælling 24.06; vi lukker kl 12 denne dag, hvor vi efter optællingen har svaret på, om den øgede omsætning har bevirket øget fortjeneste – vi kontrollerer svind meget nøje og har reduceret dette væsentligt

Hvis omsætningen holdes, er vi meget fortrøstningsfulde med henblik på økonomien.

Det ser godt ud !!

Kommentarer:
Kan svindregistreringen smidiggøres ? Den foregår manuelt nu, det er ønskeligt at indscanne varenumrene
Kan omsætningen følges uge for uge ? Ja, Jan hænger oversigt op på kontoret, evt. i butikken

3. Vareudvalg (Knud, Helga, Inger, Jonna)
Gruppen drøfter sortiment, leverandørforhandlinger m v
Vi kan blive bedre til at informere i butikken om tilbud, nye varer etc

Bagerleverandør bibeholdes, aftale med slagter bibeholdes ligeledes, efter at metode med selvstyring er skrinlagt indtil videre

Bestyrelsen har fået tilført nye kompetencer ved Michael Høj, som arbejder med skiltning m v

Skal vi have en isenkramhylde med lappegrej o lign ?

Brug af de sociale medier til tilbudsavis, slagtilbud, oplysning om de ting, vi ikke fører etc
Der lægges en tilbudsavis ved kassen, hvor de tilbud, vi ikke fører, er overstreget

Kommentar:
Er der salg i mange mærker  af cigaretter og specialøl ? Ja, den samling af specialøl, vi har stående, afhentes af leverandør

4. Event i butikken for inspiration til sortiment/service ?
Vi skal tydeliggøre, at vi gerne udvider sortimentet efter folks ønske
Forslag: Vi kan lave et pr-arrangement med bager- og slagtervarer

Hvad synes I frivillge, at der mangler i butikken ?
Større udvalg i fersk kød. Vi har udvidet sortimentet i kyllingekød, og mere kommer til – husk at man kan bestille varer fra Hou-slagteren til levering i butikken

5. Købmandens venner – at være frivillig 2 – 3 x årligt
Vi har fået tilsagn om håndværksopgaver samt vinduespudsning – snak gerne med din nabo om hun/han er interesseret i at hjælpe

6. Flere nøglebærere
Det ville smidiggøre vagtplanlægningen at flere har nøgle og behersker åbne/lukkefunktionen

7. Vagtplanen (Hanne)
Der har været tekniske problemer med at skrive sig på planen – versionen af dropbox skal være microsoft office 97
Vagtplanlægger opfordrer til at melde sommerferie ind snarest muligt
Kender nogen en mulig ungarbejder ? Spørg på Facebook og hjemmeside

8. Flere medarbejdermøder (Hanne)
Hvis man kendte hinanden bedre, blev det måske nemmere at samarbejde
Møderne skal have et fagligt indhold, og man kan altid henvende sig til medarbejderrepræsentant Inger eller formand Jan med spørgsmål og problemstillinger

9. Skemalagte pauser (frafaldes)

10. Personalehåndbog
Rikke, Ingelise, Helga og Lis udarbejder et udkast
–  husk krisehåndtering + overfald + funktionsbeskrivelser – – – –  husk Mogens Mehls arbejdsbeskrivelse for købmand

11. Vareudbringning (Jan)
Den bil, Claus har fået til os, er for bekostelig at sætte i stand. En gulpladebil er for dyr i forsikring og drift til vores brug. Vores nuværende ordning er bedre, evt med en forhøjet kilometertakst til chaufførerne
Kommentar: Den nuværende takst dækker benzin + slidtage
Michael Høj kan måske skaffe magnetskilt til de private biler ?

12. Bestyrelsens synlighed (Hanne)
Hanne har haft nogle henvendelser fra personer, som savner bestyrelsen i butikken ved kassefunktionen
Svar: Vi har mange forskellige funktioner og arbejdsopgaver – bestyrelsen har temmelig travlt og føler sig ret synlige

13. Kursus i håndtering af pakker (Inger)
Inger underviste i pakkeind- og udlevering

14. Evt
Status 24.06 – har nogen et par timer til rådighed fra kl 12.00 ? Tilmelding i butikken
Sommerfest lørdag d. 9. sep ? Vedtaget
Der må IKKE sætte nye varer foran gamle, vi mangler datotjek – Rikke melder sig som datokontrollør
Knud har kontaktet en bekendt for eftersyn af økonomi – vedkommende kontrollerer, når vi har haft status samt halvårsregnskab, at økonomien er, som den skal være med henblik på fremadrettet drift

Ref.: Lis Stærk
14.06.2017

Referat af bestyrelsesmøde mandag d. 12.06.2017 kl 18 i butikken
Afbud: Preben, Michael

Dagsorden:

1. Gennemgang og godkendelse af referat fra 05.06.2017

Godkendt

2. Nyt fra bogholderi og butik

Bogholderiet fungerer OK – Jan og bogholder Carina Kondrup mødes hver uge, og der er styr på regnskaberne. Omsætningen de sidste 5 uger er på 123.608 kr pr uge – et rigtig pænt resultat

Butikken kører godt – svindet er faldende på grund af øget opmærksomhed på vareudvalg og holdbarhed, og omsætningen stiger takket være kundernes velvilje

3. Opfølgning siden sidst

Jan er i undersøgelsesfase om ny organiseringsform – Knud kontakter en kompetent person vedr. samme emne

4. Forberedelse af frivilligmødet 13.06. kl 19 i Klubhuset
Der er indkommet en del emner fra medarbejderne
Jan orienterer om de sidste måneders forløb samt planerne i nærmeste fremtid
Knud orienterer om sortimentsgruppens aktiviteter
Inger afholder kursus i pakkehåndtering
Rikke og Lis opstarter udarbejdelse af personalehåndbog sammen med en medarbejder
Lis sørger for lokale og dagsorden

5. Evt

Gulvvask, evt. maskine
Rikke kontakter firma Ide-Ren i Boulstrup om brugt gulvvaskemaskine

Lis kontakter en sponsor, en vinduespudser samt en håndværker, som har givet tilsagn om støtte

Mødekalender for 2. halvår 2017
3. juli, 7. august, 4. september, 2. oktober, 6. november, 4. december
alle dage kl 10 i butikken

Ref.: Lis Stærk
14.06.2017

Referat af bestyrelsesmøde 05.06.2017

Afbud: Preben

Dagsorden:

En kort status over, hvor vi står her og nu

Opsigelse: Dorte har sagt op med virkning fra 30.06.2017 – er sygemeldt

Bogholderi: Jan sætter sig ind i bogholderi, MobilePay, virk.dk, skat m. m.

Der skal være to bestyrelsesmedlemmer, der har adgang/koder til diverse konti – Jan og Michael

Butiksbetjening: De frivillige medarbejdere er indstillet på at betjene butikken selv, indtil efter status 24.06 – bestyrelsen er enig i denne beslutning – situationen drøftes på frivilligmødet 13.06

Omsætning: fra uge 19 til og med uge 22 er omsætningen steget fra 110.930 kr til 128.500 kr på ugebasis

Kontrolbesøg: Arbejdstilsynet har aflagt besøg, og vi har fået påbud om at installere alarm i fryserummet – vi sætter arbejdet i gang umiddelbart efter ferien

Tilsagn om forudbetaling: Lis sender breve ud

Køb af nye andele: Når vi har regnskabet for 1. halvår, og dette viser positiv udvikling, indkalder vi andelstilsagn til betaling, og sætter beløbet ind på en særskilt konto

Varesortiment: Kagehuset i Hovedgård beholdes som brødleverandør

Tilbudsavis: lægges elektronisk ind på Købmandens facebookside (Jonna), fb Hundslund og omegn, fb Lokalrådet 8350 Hundslund og omegn (Lis)

Jonna, Lis Stærk og Lis Sørensen arbejder med at lave et nyhedsbrev, som lægges ind på samme medier som tilbudsavisen

Personalehåndbog: Lis har oplistet eksisterende elementer fra Dropbox samt lånt Skelhøje Købmandsgårds indholdsfortegnelse til personalehåndbog – disse elementer vurderes til indhold i ny personalehåndbog og skal suppleres med funktionsbeskrivelser

Rikke, Lis og en frivillig (hverves på mødet 13.06) er ansvarlig

Ref. Lis Stærk

05.06.2017

Hundslund Købmandsgård Årsmøde 2017

Indledning: ”De frivillige medarbejderes sang” af Per Ipsen og Jan Andersen

Valg af dirigent

Bjarne Pedersen blev valgt og konstaterede, at formalia var i orden med hensyn til indkaldelse

Institutionens årsberetning ved Jan Andersen

Efter 1. halvår 2016, hvor vi havde forventet et øget salg, udeblev synergien

Situationen er alvorlig, idet

– erstatningen i forbindelse med butikkens brand fejlagtigt blev medtaget i driften både i 2014 og 15

– driften i realiteten var negativ med underskud på 70.000 kr

– bogholderiet var misligholdt i de første 3 kvartaler af 2016

– en ikke indleveret årsrapport til Erhvervsstyrelsen medførte, at smba-selskabet blev opløst i 2016

Driften bæres af de frivillige og Dorte

I årets løb har vi

– sponsoreret fastelavnsfest for byens børn sammen med Kirken og Spejderne

– arrangeret  bogsignering med lokal forfatter

– arbejdet intenst med varesortiment og lagerbeholdning

– systematiseret dokumentation og minimering af svind

– opsat ny radiator i kasseområdet

– sagt farvel  og tak for indsatsen til Claus Christiansen og goddag til Preben Østergård i bestyrelsen

– fået en meget stor og værdifuld hjælp fra Mogens Mehl med udredning og oprydning i bogholderiet

Det har været et turbulent år

Der er stadig behov for nye frivillige, specielt i weekenden, og der er et tvingende behov for kapital og øget omsætning

Beretningen blev godkendt

2

Fremlæggelse og vedtagelse af regnskab ved regnskabskonsulent Karina Condrup

samt budget for det kommende år ved Jan Andersen

Karina Condrup redegjorde for ændrede revisionskrav med udgangspunkt i lovgivningen (ikke længere krav om ekstern revision)

Tallene for 2014 og 15 var som nævnt i beretningen misvisende og skjulte en omsætningsnedgang

I 2016 gennemførtes en varelagerregulering med efterslæb fra 14 og 15

Allerede i 14 kunne der have været ageret, hvis de reelle oplysninger havde været fremlagt, men der er på nuværende tidspunkt ikke noget, vi ikke kan afholde udgifter til, hvilket vil sige, at vi i givet fald kan dække sikkerhedsstillelsen og svare enhver sit.

Omsætningen er steget (dog kun lidt), der er et underskud på 10.000 kr i 1. kvartal 2017, så genopretningen er godt undervejs på grund af bestyrelsens indgriben

Spørgsmål/kommentarer fra de fremmødte:

– Bestyrelsen burde måske have kunnet se, at erstatningen var forkert placeret i regnskabet og penge til revision er som regel godt givet ud

– Hvornår slutter lønudgiften til den afgåede medarbejder ? Svar: pr 1. maj 2017

Regnskabet blev vedtaget

Budgettet blev fremlagt af Jan Andersen med uddybning om dækningsgraden, som skal øges

Spørgsmål:

– Hvad var dækningsgraden i 1. kvartal 2017 ? Svar: 16,1 % – hæves denne, fremkommer overskud

– Hvordan hæves dækningsgraden ? Svar: Ved øget omsætning

– Hvorfor er omsætningen i 17 sat til et mindre beløb end i 16 ? Svar: I et forsøg på at lave et realistisk, forsigtigt budget

Budgettet blev taget til efterretning

Indkomne forslag

Bestyrelsen foreslår, at ny kapital tilføres som

– indskud/andelsbevis

– øget forskudsbetaling

Årsmødet blev udsat fra april måned for at få konkrete realistiske tal for at vurdere en fremtid for butikken. Det er hårde tider for detailhandelen.

Vi mangler 200.000 kr for at imødekomme de umiddelbare udgifter + helst 200.000 oven i som konsolidering.

Vi kan ikke konkurrere med discountbutikker, men vi er et vigtigt omdrejningspunkt i lokalsamfundet.

Konkurrencen fremover bliver kun skarpere, tillige med udfordringer fra nethandel

Vi skal handle i butikken og betale. hvad det koster – for at bibeholde butikken og samlingspunktet.

Apotekervarer, pakkeindlevering og -afhentning, cigaretter, dagblade, frimærker mv har vi ingen fortjeneste på, men servicen bruges til at få kunderne ind i butikken og vise, hvad vi har og kan.

Jan opfordrede til at tegne indskud og forudbetaling

Borgermødet i næste uge (10. maj) er sidste frist for indbetaling

Pause med mulighed for at tegne indskud og/eller forudbetalinger

5. Valg af bestyrelse

På valg er

Jan Andersen – genopstiller – genvalgt

Preben Østergaard – genopstiller – genvalgt

Carsten Hagen Rasmussen, som ikke er på valg, ønsker at udtræde af bestyrelsen af helbredsmæssige årsager

Bestyrelsen foreslår som nyt bestyrelsesmedlem Michael Høj – valgt

Valg af en suppleant

Bestyrelsen foreslår Rikke Huzell – valgt

6. Valg af 2 revisorer samt 1 suppleant

Ikke aktuelt grundet lovændring – punktet udgår

7. Eventuelt

Kommentarer fra de fremmødte:

En stor tak til de frivillige og bestyrelsen

Opfordring: flere slagtilbud for at få folk ind i butikken

Jan uddybede, at slagtilbud er uden fortjeneste for butikken

Inspiration: besøg Ørting Handelsplads og se slagtilbud/varetilbud her

Huspriserne falder, hvis butikken lukker

Formand Jan Andersen afsluttede årsmødet:

Hvis man øger sin handel i butikken med 10 %, vil det være en stor hjælp

Sæt gerne penge ind som forudbetaling den første eller sidste dag i måneden

Tag din nabo med i butikken og fortæl den gode historie

Kom til borgermødet i næste uge

Tak for fremmøde og positiv opbakning

Der er i aften givet tilsagn om:

Indskud 60.000 kr

Forudbetaling 55.500 kr

men der skal som tidligere nævnt større beløb ind, hvis lukning skal undgås

Ref.:

Lis Stærk, 04.05.2017

Referat af bestyrelsesmøde i Hundslund Købmandsgård 10.04.2017

Dagsorden:

1. Gennemgang og godkendelse af referat fra bestyrelsesmøderne 6. og 9. marts 2017

Godkendt

2. Gennemgang af kladde til årsregnskab 2016

Vi gennemgik kladden.

Jan kontakter regnskabsmedarbejderen for et møde om uddybende detaljer.

Vi går ud af 2016 med et betydeligt underskud

3. Nyt fra bogholderi og butik

Bogholderi: Statusoptællingen 2. april viser, at vi har en fortjeneste på 16 %, hvor 20 % er ønskeligt.

Hvis butikken skal overleve, skal omsætningen øges og kapital tilføres

Butik: Svindet følges nøje og skal reduceres yderligere

Opslag i bagbutikken om medarbejderkøb af slagtervarer => Dorte

Medarbejderne ønsker sig flere kolleger; det er svært at besætte alle vagter og opgaver.

4. Opfølgning siden sidst

Generalforsamlingen tirsdag d. 2. maj 2017 kl 19 i Hallen

– vedtægter: bibeholdes indtil det videre forløb er besluttet

– beretning: Jan fremsender udkast til bestyrelsen ca 1 uge før årsmødet

– valg: Carsten og Knud er på valg – Carsten ønsker ikke genvalg

– fortæring: der kan købes øl og vand, endvidere gratis kaffe

– regnskab og vedtægter til udlevering på forespørgsel: når regnskabet foreligger, kan dette udleveres, hvis nogen ønsker det

– kørsel: bestyrelsen henter de tilmeldte – aftales ved bordopstilling umiddelbart inden årsmødet

– er alt på plads eller mangler vi noget ?

Bjarne Pedersen har på forespørgsel påtaget sig dirigentopgaven

Dorte sørger for stemmesedler

5. Evt

Køler til slagtervarer er brudt sammen – Jan arbejder med at finde en montør, som kan definere skaden

Dorte går på ferie 18. – 28. maj

Horsens Folkeblad interviewer Jan og Knud om Købmandsgårdens situation, som avisen har erfaret via hjemmesiden

Kort efter årsmødet vil vi holde et offentligt møde om betingelser og udvikling i yderområder. Knud kontakter Landdistrikternes Fællesråd og spørger lokalrådet, om de vil være medarrangør

Knud kontakter potentielle nye bestyrelsesmedlemmer for at høre om evt. interesse for at stille op

Ref.: Lis Stærk
13.04.2017

Referat af bestyrelsesmøde i Hundslund Købmandsgård 6. marts 2017

1. Gennemgang af årsregnskab 2016
Bogholder Mogens Mehl deltager i dette punkt

Revisoren kan ikke påtage sig opgaven og deltog ikke
Resten af dagsordenen udsættes til 9. marts

Mødet genoptaget 9. marts 2017

Der har været afholdt møde med ekstern bogholder Karina, som opstiller årsregnskab senest 24.03.
Der har været afholdt møde med konsulent fra Dagrofa, som har opstillet et drifts- og likviditetsprogram for 2017 på grundlag af de tal, som Mogens har udarbejdet

Jan foreslår, at årsmødet udsættes til 25. april eller 2. maj, og at der holdes optælling søndag d. 2. april – vi vil således have en præcis opgørelse af salg i 1. kvartal.
Bestyrelsen var enige i dette.

Resten af dagsordenen behandles på næste møde 3. april

Ref: Lis Stærk, 11.03.2017

Referat af bestyrelsesmøde i Hundslund Købmandsgård 09.01.17

Carsten deltog i punkt 3

1. Gennemgang og godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet 5. december 2016
Godkendt

2. Nyt fra bogholderi og butik – Dorte
– generelt går det OK
– vagtplan: der kunne bruges et par frivillige mere
– svind: der er installeret et svindprogram på pc, der gør det muligt at følge svindet på de relevante varegrupper
– brød: salg følges nøje med henblik på at optimere indkøbet
– vareplacering på hylderne: Dorte arbejder med dette – enighed om, at butikken ikke skal ”møbleres om”, så kunderne ikke kan finde varerne
– fastelavn: vi er medsponsor på fastelavnsfesten ved kirken som sidste år

3. Opfølgning siden sidst
– generalforsamling 28.03.17 kl. 20 i hallen
Carsten Hagen og Bjarne Pedersen arbejder med det juridiske fundament og styrer mod formen ”forening med begrænset ansvar”. Den øvrige bestyrelse bakker op om dette.
Vedtægterne udformes, så de matcher formen, og vedtægtsændringerne stilles til afstemning på generalforsamlingen
(obs.: I indkaldelsen til generalforsamlingen skal det fremgå, at der ikke kan stemmes ved fuldmagt, jf. nugældende vedtægter → dette foreslås ændret fremadrettet)
– statusoptællingen 07.01.17
afventer en snak mellem Jan og bogholder Mogens om resultatets nøjagtighed, og om en omtælling evt. skal finde sted

4. Drøftelse: rabat til forskudskunder, som foreslået på frivilligmødet 14. dec.
Bestyrelsen finder forslaget godt og besluttede, at der skal gives en rabat på 3 % til forskudskunder – nærmere info om konkret fremgangsmåde kommer

5. Evt
– Nyhedsbrev: Mogens’ udkast er godt og vedtages til udsendelse generelt 1 x månedligt samt ved behov for akut information
– Sortimentsudvalg: udvalget besøger slagteren i nær fremtid
– Fokusgruppe: som foreslået på frivillighedsmødet søges forkusgruppen genoplivet – der udarbejdes en formålsbeskrivelse og den ”gamle” gruppe spørges, om de vil være med igen – der planlægges korte møder af 1 times varighed – Lis er ansvarlig
– Fryser i baglokale: den bageste fryser, som ikke anvendes mere, sælges til en frivillig medarbejder
– Server i møderummet: serveren anvendes ikke mere → fjernes og afhentes af it-hjælper Jakob
Ref.: Lis Stærk, 11.01.17

Referat af møde med de frivillige medarbejdere i Hundslund Købmandsgård

14. december 2016 kl 19 i Kirkehuset

Dagsorden:

En orientering om butikkens økonomiske status og Edels situation

Der var mødt 22 frivillige medarbejdere og 3 bestyrelsesmedlemmer

Afbud fra Carsten Hagen og Preben Østergaard på grund af sygdom

Jan Andersen orienterede om den aktuelle økonomi:

Købmandsgården gik ud af 2015 med et godt regnskab. I dag står vi imidlertid i en uheldig og skrøbelig situation.

Regnskabsføringen har ikke været ført rettidigt og har ikke givet et reelt billede af den samlede økonomi, idet adskillige skyldige beløb ikke er oplyst.

Halvårsregnskabet for 1. halvår 2016 viste et underskud, som bestyrelsen fandt alarmerende, og vi besluttede at skille bogholderifunktionen fra butiksledelsen for at styrke regnskabsdelen.

Først i november måned fik vi et klart billede af økonomien, da Mogens Mehl organiserede en gennemgribende oprydning på kontoret.

Der har endvidere været organisatorisk uorden i selskabsformen, og der skal oprettes et nyt selskab – bestyrelsen undersøger, om et Amba kan oprettes.

En ny organisatorisk og økonomisk plan for fortsat drift vil blive fremlagt på kommende generalforsamling, som fremrykkes til 28. marts 2017.

Bestyrelsen bebrejder sig selv for ikke at have grebet ind tidligere

På trods af disse alvorlige udfordringer har vi stadig en butik, der kan bestå og drives videre ved fælles hjælp, men vi er nede i et hul, da vi mangler likviditet.

Andelshaverne opfordres til at indskyde et højere beløb pr. måned end for nuværende, gerne via bankoverførsel pr. d. 1. i måneden, idet bogholder så har bedre muligheder for at planlægge og budgetstyre.

Det skal understreges, at bestyrelsen er Mogens Mehl meget taknemmelig for indsatsen med at skabe et retvisende overblik og for etableringen af budgetstyring – af sidstnævnte fremgår det, at vi skønnes at kunne gå ud af 2017 uden underskud.

Jan orienterede endvidere om Edel Poulsens situation:

Edel er fortsat indlagt på Hammel Neurocenter; det går fremad. Edel er gående, har en fin hukommelse, men en venstresidig funktionsnedsættelse.

Der indhentes lægeerklæring.

De frivillige inspirerede med nedenstående forslag:

– Rabat på 1 % på købte varer for forudbetalende kunder

– Bedre leverandøraftaler – Knud Naldal oplyste, at disse er under revision

– Genopstart af fokusgruppen, der oprindelig blev etableret med det formål at foreslå ideer/events i forhold til øget omsætning ? – det blev aftalt, at Lis Stærk spørger den oprindelige gruppe, om de vil være med igen – Lis indkalder herefter til møde

– Tilbudsavisen – skal og vil vi beholde den ? Vores abonnementsvilkår undersøges nærmere

– Dagrofa, vores storleverandør, vil hjælpe landsbybutikker, se link

  http://dhblad.dk/landsbybutikker-kan-faa-nyt-liv-21/04-2016

– Kan vi etablere mulighed for personlig telefonbetjening ved varebestilling for folk, der ikke er på internet ?

– Vi skal fokusere på indkøbsprisen til gavn for kunderne

– Vi skal fortælle de gode historier på medierne og mund-til-mund

Jan oplyste, at Arbejdstilsynet aflægger besøg i januar 2017, og der er lagt et inspirationsskema frem i butikken til medarbejderne med henblik på at forbedre de psykiske og fysiske arbejdsforhold for os selv og hinanden.

Jan sluttede mødet med en tak for fremmøde, inspiration og opbakning.

Med venlig hilsen

på bestyrelsens vegne

ref. Lis Stærk

Referat af bestyrelsesmøde mandag d. 5. december kl. 18i butikken

Afbud: Carsten

1. Gennemgang og godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet 16. nov.

Godkendt

2 Nyt fra bogholderi og butik – Jan, Inger, Dorte

  • Arbejdet i butikken går planmæssigt
  • Omsætningen er ok; det går lidt op og ned i forhold til sidste års perioder
  • Ulla og Benny Kristensen har sponsoreret et beløb til børnenes julesokker – mange tak !
  • Bogholder har ikke adgang til én af kontiene i Nordea på grund af uklarhed om jura Jan udreder sagen

3. Opfølgning siden sidst

  • Den ordinære generalforsamling planlægges til ultimo marts 2017
  • Møde med de frivillige onsdag d. 14. dec. 2016 kl. 19 i Kirkehuset – Lis sender invitation ud

4. Forberedelse til generalforsamling

  • Det juridiske fundament

Vi skal have det juridiske grundlag udredt grundigt med hjælp fra en erhvervsadvokat, da vi er usikre på, om alt er korrekt

Jan kontakter Carsten Hagen og spørger, om han sammen med Mogens Mehl vil undersøge juraen vedr. anpartsselskab, herefter kontakt til advokat

  • Ændringsforslag til vedtægter

Vi vil fremover vælge 2 suppleanter.

Vedtægterne skal endvidere gennemgås i forhold til den nye juridiske forrn samt vedtages på kommende generalforsamling.

  • Dato, lokalereservation

Generalforsamling 28. marts 2017 kl. 19. Lis reserverer hallen fra kl. 18

  • Kørselsordning.

Lis laver opslag i butikken med tilmelding, og bestyrelsen sørger for transport

  • Opslag og annoncering, hvem gør hvad ?

Generalforsamlingen indkaldes ved opslag i butikken senest 3 uger før mødet i følge vedtægterne.

Lis sætter opslag op i butikken, på Købmandens Facebookside og på hjemmesiden senest 3. marts 2017

5. Mødekalender næste år

Der holdes bestyrelsesmøder første mandag i måneden, dog 2. mandag i januar måned – alle dage kl. 18 i butikken

Lis vedhæfter mødekalender

6. Evt

Kommende møder

  • Statusoptælling i butikken: lørdag d. 7. januar 2017 – vi starter på lageret mellem kl 12 og 15, herefter optælles butikken
  • Næste bestyrelsesmøde: mandag d. 9. januar 2017 kl 18 i butikken

Referent: Lis Stærk

Referat af bestyrelsesmøde onsdag d. 16. november 2016

Afbud: Carsten

1. Gennemgang og godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet 10. okt. 2016

Godkendt

2. Nyt fra bogholderi og butik

  • Mogens Mehl orienterede om den økonomiske tilstand og den oprydning, han er i gang med

 – dagligdagen i butikken – Inger og Dorte

  • det går støt og roligt – firkløveret Inger, Dorte, Helga og Jonna arbejder godt og solidt sammen
  • der ryddes op i butikken, og man prøver at justere varelageret i forhold til at udfase varer, som ikke sælger
  • delvis udskiftning af visse varer fra First price til Gestus
  • prisjustering arbejdes der med løbende
  • nyhedsbrev (som tidligere) er under overvejelse til fremlægning i butikken
  • behov for nogle få søndagsvagter, som det kniber med at få besat (Lis kigger på vagtskemaet og melder sig som hjælper)

Knud efterlyste systematisk prismærkning – Dorte vil gå butikken igennem; der må ikke mangle prisskiltning

Jan: hvordan med juleudsmykning ? Jonna har styr på dette

Gløgg-arrangement med brune kager: fredag 9. dec kl 15 – 17.30, bestyrelsen hjælper, Dorte sætter opslag op i butikken – Lis lægger på hjemmesiden

Knud sponsorerer juletræ til 1. søndag i advent, opsættes fredag d. 25. nov

Dorte foreslår, at byens børn kan ophænge deres julesok i butikken, i tilfælde af, at julemanden kommer forbi – vedtaget

3. Opfølgning siden sidst

   – kørselsordning – Jan

Jonna handler ind, Inger pakker – turene kører, men med smal besætning – der er behov for flere chauffører

4. Forberedelse til generalforsamling

  •  ægtefællers anparter/stemmeret: forbliver som hidtil, dvs. anpartshaver har stemmeretten
  • vedtægter nye/gamle: vedtægterne omdeles til kritisk gennemsyn – eventuelle forslag til ændringer bedes medtaget til næste bestyrelsesmøde

På næste møde går vi videre med forberedelsen til generalforsamlingen

  • fastlæggelse af dato
  • vedtægtsændringer (evt. valg af 2 suppleanter)
  • hvem laver opslag/annoncering, hvornår og hvor
  • kørselsordning, opslag

Efter generalforsamlingen skal Nordea have

  • vedtægter
  • referat af generalforsamlingen, med bestyrelsens navne med blokbogstaver og underskrift
  • liste over bestyrelsesmedlemmers navn, adresse, e-mail og telefon

Lis lægger dette på huskelisten

5. Evt

Fremstilling af vinkurve til gaver ? Jonna er i gang med opgaven

Skal vareturschauffører have km-penge ? Ja, dækning af udgifter

Evt. bankskifte: drøftes i maj

6. Bestyrelsens kvarter

Næste møde mandag d. 5. deckl 18 i butikken (bemærk ændret dato)

Referent

Lis Stærk

17.11.2016

Referat af bestyrelsesmøde 10.10.2016 kl 18 i butikken

Afbud: Carsten og Lis

Dagsorden:
1. Gennemgang og godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet d. 19.09.2016
Gennemgang og godkendelse af referat fra frivilligmødet d. 26.09.2016
Begge referater blev godkendte.

2. Nyt fra bogholderi og butik
– økonomisk rapport – regnskab for juli, august og september – Jan
– dagligdagen i butikken:
Jan oplyste, at vores omsætning for august var på kr. 469.331 og for september på kr. 436.786.
Hvis vi fremskriver omsætningen i forhold til ovenstående, vil vores omsætning for 2016 blive lidt bedre end for 2015.
Vi drøftede hvorledes vi orienterede de frivillige hjælpere, så de kunne være bedst mulig opdatere. Vi aftalte, at Jan sender en mail, når han finder det relevant. – Vi mener denne måde vil være bedre end at vi udsender et egentlig nyhedsbrev.

Jan er tovholder vedrørende buskørsel og evt. indkøb af varebil.
Ligeledes tager han kontakt til firmaet Vista Print, for indkøb af magnetskilte til påsætning på de frivilliges private biler, når de foretager varelevering for butikken.

Knud er tovholder vedrørende svind og varesortiment.

Den 4. november er der demonstration af Them oste og rødvin. Helga, Åse og Gunda tager sig af dette.

Inger oplyste, at det går rigtig godt med arbejdsfordeling og samarbejdet i butikken.

3. Opfølgning siden sidst
Jan kontakter igen Peter Breinholt, for at få en endelig aftale om hvornår arbejdet med grøntrummet igangsættes.

Opgavefordeling fremadrettet, butik og bogholderi.
Jan har arbejdet meget for at komme ind i økonomien og EDB teknikken, siden Edels ulykke. Har haft møder med Marianne og Mogens.
I forbindelse hermed, har Mogens tilbudt at varetage bogholderifunktionen. Dette er vi meget glade for, og Jan meddeler Mogens, at vi siger mange tak.

Dortes kontrakt.
Udkastet blev gennemgået, og Jan taler med Dorthe for at få kontrakten underskrevet.

4. Evt Besvarelse af mail fra Mogens Mehl om skiltning. Vi besluttede at tage sagen op senere.

Knud ringer til Alm. Brand for at sikre, at vi har foretaget de nødvendige skadesanmeldelser vedrørende Edels ulykke.

Referent: Knud

Referat af frivilligmøde 26.09.2016 i Hundslund Købmandsgård

Dagsorden:

Orientering ved bestyrelsen

Vagtplaner/nye frivillige

Lager

Budkørsel

Minimering af svind

Evt

1. Orientering ved bestyrelsen

Jan bød velkommen og understregede, at ordet er frit uden for referat – dog vil der blive taget et beslutningsreferat.

For et år siden (efter branden og tilbageflytningen til Landevejen) havde vi fuldt overblik over økonomien – vi havde en solid økonomi, ikke mindst på grund af de frivilliges store indsats i forhold til de mange ekstraordinære opgaver.

For at afhjælpe vagtplanen, give de frivillige lidt luft og optimere omsætningen, besluttede vi at ansætte en lønnet medarbejder nr. 2.

Vi er nu lidt fattigere end for et år siden, da omsætningen ikke er steget

Vi ligger på ca. 4.5 mill. I omsætning og skal op på 5 mill for at have råd til at lønne ansat nr 2

Fremadrettet går Edel igen ind som butiksleder, og regnskabsfunktionen varetages af vores eksterne regnskabsassistent Marianne med assistance fra 2 frivillige, p. t. Jan og Claus

Har man som frivillig lyst til at tage en tørn i bogholderiet med arkivering etc., er man velkommen til at kontakte Jan – her kan man også få konkrete oplysninger om opgavens art

Bestyrelsens ansvarsområder blev gennemgået – som frivillig kan man altid rette henvendelse til et bestyrelsesmedlem, men bestyrelsen har delt ansvaret op, så man nemt kan finde den, der i første omgang har ansvaret for hjælp til løsning af opgaver (se fordeling i slutninge af referatet)

2. Vagtplaner/nye frivillige

Planlægger Lis Sørensen informerer om, at folk er velvillige og gode til at skrive sig på vagtplanen.

Jan opfordrede til, at vi alle kigger os omkring i vores bekendtskabskreds og informerer om, at man også kan hjælpe med enkeltopgaver/i enkelte timer, og altså ikke nødvendigvis behøver at gå ind i en fast plan – et par timer, evt. i weekenden er en stor hjælp

De fremmødte kom med stor inspiration, eksempelvis

at kontakte personer fra Frivillighedscenteret i Odder for information om hvervning af nye folk

at udvide det geografiske søgefeltet til flere sider (Søvind, Falling, Sondrup etc.) med personlig kontakt, pamflet, flyers og lignende

at soignere den nuværende liste over frivillige, så inaktive frigøres fra listen

har vi en liste fra branden over folk, der gav timer til enkelte opgaver ? (Pia Nielsen vil gennemse sit arkiv)

information i medierne (Odder Avis, forretningens facebook og hjemmeside, facebooksiden Hundslund og omegn)

vil bestyrelsen overveje at være til stede i forretningen et par timer om måneden, evt torsdag eftermiddag/fredag eftermiddag ?

3. Lager

Der er udfordringer på lageret med hensyn til ”alt på rette plads” => sedler på hylde

4. Budkørsel

der skal køleelementer i kasserne, alternativt kølekasse til strøm

idé: flytbar magnettavle med reklame på de private biler

veluxfonden “ældre hjælper ældre” – undersøges nærmere (spørg evt. foundraiser Loke Petersen, Lille Torupvej 9)

hvis en støtteforening er nødvendig i forbindelse med foundraising, er den hermed oprettet => Hundslunds Købmandsgårds Venner (med alle interesserede som medlemmer, uden kontingent)

5. Minimering af svind

vores sortiment bør justeres – måske færre varer med kort udløbsdato (eksempelvis grønt) og flere varer uden udløbsdato (eksempelvis isenkram)

månedens supertilbud ophører med udgangen af november

grøntafdelingen skal holdes soigneret; det er en kilde til irritation (og måske kundeflugt) at finde kassable varer her samt varer, der ikke opbevares korrekt

brød – kan udvalg af rugbrød minimeres ?

chips – vi har mange forskellige slags

Konklusion: der skal kigges kritisk på sortimentet

6. Evt

Vi skal være glade for vores dejlige kunder, og vi skal rose hinanden for god og ordentlig kundebetjening, vedholdenhed og entusiasme

Der bliver sat en radiator op ved kassen, så kassemedarbejderne får en mere behagelig arbejdstemperatur

Initiativer/aktiviteter for at øge kundekredsen ? Forslag: Invitere folk fra Sondrup/Oldrup/Hadrup til et arrangement med rundvisning i butikken + evt. varedemonstation

Ide: Spørge til kundens postnummer for bedre overblik over geografisk tilhørsforhold

Forslag: Varedemonstration evt. 1. fredag i måneden – Them ost vil sponsorere varer, hvis vi selv demonstrerer – Helga, Aase og Gunda laver demo af ost og rødvin

Bestyrelsen har under overvejelse at lave nyhedsbrev – flere gav udtryk for savne ”det gamle” nyhedsbrev

Kan der sættes film på ruden ved kassen ?

Svalerne ved indgangen sviner – kan dette afhjælpes ?

Et godt, indholdsrigt og iderigt møde sluttede, og bestyrelsen samler op på ideer og forslag

  Bestyrelsens ansvarsområder
Jan koordineringopfølgningpersonalelønoverenskomstervaretur
Carsten økonomi og regnskab
Lis sekretæropgaver
hjemmeside
IT
vagtplan
bestyrelsens huskeliste
Knud varesortiment
v
areindkøbsaftaler
Preben lejekontrakt
bygninger
vedligehold
forsikringer

Ref.: Lis Stærk

27.09.2016

Referat af bestyrelsesmødet 19.09.2016 i Hundslund Købmandsgård
Afbud: Carsten og Knud

Dagsorden:

1. Gennemgang og godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet d. 15.08.2016
2. Nyt fra bogholderi og butik, Edel
– økonomisk rapport
– dagligdagen i butikken
3. Opfølgning siden sidst
– lagerstyring, tilbagemelding fra datafirmaet, Edel
– grøntrum, aftale med P. Breinholt, Dorte
– varmepumpe, tilbagemelding fra Bjarne Pedersen og Jakob Kruse, Knud
– flagstang, tilbagemelding fra leverandør, Knud, snak med Kurt, Dorte
– svaleskab til brød, Dorte
4. Evt

1. Gennemgang og godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet d. 15.08.2016
Godkendt

2. Nyt fra bogholderi og butik, Edel
Økonomisk rapport: Der foreligger endnu intet regnskab for juli og august – fremsendes til bestyrelsen hurtigst muligt
Pr 31.07 er der et (urevideret) underskud på 46.500 kr
Pr 31.08 er likviditet på 150.000 kr

Dagligdagen i butikken: Der er styr på vagtplanen, og rengøringen er på plads

3. Opfølgning siden sidst
Lagerstyring: Edel har talt med datafirmaet og fået oplyst, at lagerstyring skal etableres for egen regning – prisen vil være minimum 10.000 kr + moms.
På grund af vores skrøbelige økonomi skrinlægges dette til senere
Grøntrum: Jan kontakter P. Breinholt
Varmepumpe: punktet afventer, at Knud bliver rask
Flagstang: Jan arbejder på sagen
Svaleskab til brød => sættes på ønskeseddel

4. Evt
Frivillighedsmøde mandag d. 26. september 2016 kl. 19 i klubhuset
Foreløbig dagsorden:
– orientering om forløbet i butikken det sidste års tid
– vagtplan
– nye frivillige
– opfordring til drøftelse af de udfordringer, der er i butikken
Overvejelserne om de indhøstede erfaringer i perioden med to heltidsansatte, udmøntes indtil videre med
– Edel som butiksleder
– ekstern regnskabsassistent Marianne som regnskabsansvarlig
– Jan og Claus som praktiske hjælpere på regnskabskontoret
Månedstilbud afbestilles fremover
Næste møde er mandag d. 10. oktober kl 18
Afbud: Carsten, Lis

Ref.: Lis Stærk
20.09.2016

Referat af bestyrelsesmøde d. 20.08.2016 i Hundslund Købmandsgård
Afbud: Carsten

Dagsorden:
1. Gennemgang og godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet d. 04.07.16
2. Nyt fra bogholderi og butik
– økonomisk rapport, Edel
– dagligdagen i butikken, Dorte
3. Opfølgning siden sidst
– lagerstyring, tilbagemelding fra Dagrofa, Edel
– grøntrum, Dorte
– varevogn, Jan
– varmepumpe, Jan
– besøg fra Skelhøje, Jan
– regnvandsspærring, Carsten
4. Revision af alarmlister
5. Frivillighedsfesten 3. eller 10. september
– hvad skal der gøres ?
– hvem gør hvad ?
6. Evt
– ansvarlig for snak med slagter, bager etc
– ansvarlig for redigering/opbygning af personalehåndbog

1. Gennemgang og godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet d. 04.07.16
Godkendt

2. Nyt fra bogholderi og butik
– økonomisk rapport, Edel:

På grund af regnskabsmedarbejders ferie er der regnskabstal pr. 31.06 – tallene for juli og august måned er klar på næste møde
Omkostningerne i 1. halvår 2016 er højere end budgetteret
Vi har således et underskud på 88.342 kr i 1. halvår
Varelageret nedskrives i juli måned
Der skal afregnes moms på ca. 30.000 kr pr. 1. september
Svind er på 106.000 kr i forhold til indkøb, og 170.000 kr i forhold til salg
Likviditet pr. 1. august er ca. 250.000 kr
Omsætning i sommerferieperioden i år har været 37.000 lavere end i tilsvarende periode sidste år

Konklusion: Der skal iværksættes tiltag for højere indtjening, ligesom svind skal minimeres

– dagligdagen i butikken, Dorte:
Generelt går det godt

Vagtplanen styres af Lis Sørensen
Oprydning i vinlager er udført af Mogens Mehl
Der er etableret en sektion med sukkerfri varer
Der er hjemtaget mobiltilbehør som prøveordning
Der er modtaget til tilbud på frostvarer fra et firma i Brørup
Der er behov for svaleskab til brød og kager – Dorte forhører sig hos Kvickly, Odder, om de evt har et brugt skab

3. Opfølgning siden sidst
– lagerstyring, tilbagemelding fra Dagrofa, Edel:

Vilhelmsen, Dagrofa har bedt Edel om at kontakte konkret person hos datafirmaet – tilbagemelding på næste møde

– grøntrum, Dorte:
Dorte kontakter Peter Breinholt for konkret aftale, herunder tidsplan

– varevogn, Jan:
Claus Christiansens eventuelle mulighed er ikke aktuel – Jan beder et par lokale mekanikere om at være obs på en brugt vogn – indkøbet stilles i bero indtil videre

– varmepumpe, Jan:
Varmeværket har ikke mulighed for at hjælpe med pumpe; der kan muligvis etableres en udgang fra kontorets radiator til kasseområdet – Knud Naldal kontakter Bjarne Pedersen og Jakob Kruse vedr. pris og evt. foranstaltning

– besøg fra Skelhøje, Jan:
Vi har ikke fået tilbagemelding på dato – punktet stilles på stand by indtil videre

– regnvandsspærring, Carsten:
Carsten var fraværende på grund af sygdom. Den midlertidige spærring er etableret og virker

4. Revision af alarmlister:
Alarm går p. t. til Edel, Dorte, Carsten, Henning Overgaard og Heine Overgaard. Carsten frameldes som kontaktperson – Edel kontakte Heine for afkobling

5. Frivillighedsfesten 10. september kl 18
– hvad skal der gøres ?
– hvem gør hvad ?

Jan kontakter bestyrer Birgit Mikkelsen
Jan inviterer frivillige + eksterne støtter
Jan skaffer kød + tilbehør + evt. forret
Dorte skaffer brød
Jonna Knudsen spørges om is – Jan spørger
Claus Christiansen spørges om grilludlån – Jan spørger
Preben og Jan dækker bord
Tilmelding i butikken senest 1. september

6. Evt
Hvem er ansvarlig for snak med nuværende og kommende leverandører ?
Dorte og Knud
Hvem er ansvarlig for redigering/opbygning af personalehåndbog ?
Edel og Lis
Hvor meget skal ungarbejderne bruges ?
Behovet er på sigt 1 person
Der er et rengøringsbehov (støvsugning og gulvvask m. v.)
Edel undersøger, om kommende praktikant kan varetage opgaven
Kan der lægges et nyhedsbrev i de tilbudsaviser, der ligger i butikken med hensyn til vareudbud ?
Dorte overvejer
Købmanden fejrer 5 års fødselsdag førstkommende weekend
Mogens Mehl laver event i butikken med smagsprøver og gode tilbud på vin
Mobiltilbehør er hjemtaget som forsøgsordning
Smagsprøver fra Supperiet
Skoletilbehør
Blomster og planter fra FamilyGarden
Kringle fra Kagehuset
Smagsprøver og tilbud fra Mesterslagteren i Hou lørdag
Der har været besøg af konsulent fra LetKøb
Der var positiv tilbagemelding om butikkens stand samt forslag til øget
synliggørelse på bygningen
Defekt udvendig flagstang
Knud kontakter leverandør
Dorte taler med Kurt om evt. fremstilling holdbar stang

Næste møde mandag 12. september kl 18 i butikken
Afbud fra Knud

Ref.: Lis Stærk
17.08.2016

Referat af bestyrelsesmøde d. 04.07.2016 i Hundslund Købmandsgård

Afbud: Knud

Dagsorden:

1. Gennemgang/godkendelse af referat fra sidste ordinære bestyrelsesmøde 06.06.2016

2. Nyt fra butikken ved Edel og Dorte

– økonomisk rapport

– dagligdagen i butikken

– bemanding og andet fra den daglige drift

– lagerstyring – tilbagemelding fra snak med systemekspert Henrik

3. Nyt vedr. grøntrum ved Preben

4. Nyt vedr. varevogn ved Jan

5. Status 09.06.2016 – er vi klar ?

6. Evt

 

1. Gennemgang/godkendelse af referat fra sidste ordinære bestyrelsesmøde 06.06.2016

  • Rettelse til pkt. 2 Nyt fra butikken:

Fakturering og kreditorbogføring er a jourført

  • Bemærkning til pkt. 8 Bedre arbejdstemperatur i butikken:

Jan har talt med varmeværkets driftsleder, Bjarne Pedersen, som undersøger muligheden for at installere 1 – 2 luft-til-luft-varmepumper – Bjarne melder tilbage

  • Bemærkning til pkt. 9: Besøg fra Skelhøje Købmandsgård:

Skelhøje har ikke meldt tilbage på de foreslåede datoer – vi afventer

  • Referat herefter godkendt

 

2. Nyt fra butikken ved Edel og Dorte

  • Økonomisk rapport

Omsætning pr. 31.06. blev omdelt – omsætningen er stort set af samme størrelse som sidste år

    • Resultat pr. 31.05. blev omdelt – der er et mindre underskud. For et reelt billede afventes den snarlige statusoptælling samt halvårs regnskabet
  • De månedlige regnskabstal kan generelt først være klar d. 10. i måneden, hvilket ikke matcher tidspunktet for bestyrelsesmøderne, som ligger tidligere på måneden. Vi besluttede at ændre tidspunktet for fremtidige bestyrelsesmøder, således at vi hver gang kan se på de aktuelle tal. Møderne flyttes til mandagen efter den 10. i måneden – mødekalender for resten af året ses under pkt. 6
  • Dagligdagen i butikken

Edel koncentrerer sig om bogholderiet, jf. den nye struktur

  • Bemanding og andet fra den daglige drift

Dagligdagen fungerer som planlagt; dog har der været problemer i weekenden grundet Sondrup Marked

Dorte er ansvarlig for vagtlisten

  • Lagerstyring – tilbagemelding fra snak med systemekspert Henrik Poulsen

Henrik informerer om, at lagerstyringsprogrammet skal aktiveres fra Dagrofa.

Edel har herefter forsøgt at kontakte Dagrofa ved Bo Vilhelmsen, som ikke har svaret tilbage.

Edel rykker for svar samt efterspørger lagerstyring i andre Letkøbbutikker

 

3. Nyt vedr. grøntrum ved Preben

  • Preben har kontaktet Peter Breinholt, som oplyser, at han koordinerer med Dorte.

Dorte kontakter Breinholt

 

4. Nyt vedr. varevogn ved Jan

  • Claus Christiansen er i konkret forhandling om køb af varevogn. Claus er p t på ferie. Jan kontakter Claus efter ferien

 

5. Status 09.06.2016 – er vi klar ?

  • Vi er klar. Der startes på lageret kl. 13 og i butikken kl. 15, evt. lidt før.

De 8 – 10 personer, der er behov for, har meldt sig til Edel

Edel koordinerer dagen

 

6. Evt

  • Der er behov for ukrudtsbekæmpelse rundt om huset. Carsten fejer.
  • Regnvandsrenden ved bagdøren afventer kommunens LAR-løsning, oplyser udlejer Gedsø. Carsten undersøger en midlertidig løsning med spærresække
  • Alarmlisterne drøftes på næste møde
  • Mailliste til de frivillige: Edel har listerne liggende på Dropbox. Edel sørger for, at Lis får adgang til denne
  • På novemberbestyrelsesmødet trimmes vedtægterne. Carsten er tovholder og kontakter evt. Bjarne Pedersen. Lis er medhjælper i gruppen
  • På augustbestyrelsesmødet tilrettelægges frivillighedsfesten d. 03.09. Forinden undersøger Carsten ved Birgit Mikkelsen, om klubhuset er ledigt
  • Møder i resten af 2016 (den nuværende mødekalender er ændret af hensyn til regnskabets månedsafslutning. Møderne er første mandag efter 10. dag i måneden, alle dage kl. 18 i butikken, med mindre andet udmeldes.
  • 15. august, 12. september, 10. oktober,14. November, 12. december

Ref.: Lis Stærk

05.07.2016